Wie wir unsere Arbeit und das Team in Basecamp strukturieren

Ohne Basecamp geht bei Cleverclip rein gar nichts mehr. Denn das Tool gibt uns – unabhängig von Ort und Zeit – Zugriff auf alle relevanten Informationen für jedes unserer Projekte. So ist die länderübergreifende Zusammenarbeit für unser remote aufgestelltes Team kein Problem mehr!

Wie wir Basecamp organisieren:

Denn die Verfügbarkeit von notwendigen Informationen ermöglicht erst ein effizientes Arbeiten. Doch eine Flut an unnötigen Informationen kann die Arbeit auch lähmen, denn die Daten brauchen Prioritäten. Aus diesem Grund erhält bei Cleverclip jeder auch wirklich nur die Infos, die für ihn relevant sind – sowohl bei internen als auch externen Projekte.

So wird beispielsweise im Projekt „Cleverclip HQ“ nur diskutiert, was für das ganze Team relevant ist. Im Projekt „Office Weihergasse“ werden aber wiederum nur die Mitarbeitenden informiert, die im Büro in Bern arbeiten. Denn dass wir unser Sitzungszimmer umstellen, ist für unsere Kollegen in Costa Rica oder Russland nicht wirklich von Interesse.

Doch neben den internen haben wir natürlich auch Kundenprojekte. Für die gilt dasselbe – nur wer wirklich in das Projekt eingebunden ist, wird auch informiert. Das Hinzufügen und Entfernen von Personen aus Projekten ist dabei problemlos möglich und kann jederzeit vorgenommen werden.

Im „Message Board“ werden alle relevanten Informationen für das jeweilige Projekt zusammengefasst. Die Reihenfolge der Messages gleichen unseren Prozessschritten. Neben der Tatsache, dass so für jedes involvierte Teammitglied immer alle notwendigen Informationen verfügbar sind, sehen wir auch, in welcher Phase des Prozesses wir uns gerade befinden.

In den einzelnen Messageboards finden sich Links zu den Dokumenten. Überhaupt läuft ein Grossteil der Kommunikation über diese Threads. So weiss beispielsweise Roya (unsere Zeichnerin), wann Ariane (unsere Texterin) am Skript für das Storyboard arbeitet – und kann sich so einteilen, wann sie mit den Storyboardzeichnungen beginnt. Wer wann was zu tun hat, ist auch bei den To-Dos vermerkt. Dort sieht das ganze Team auf einen Blick, an welchem Tag welche Aufgabe anfällt. So ist sichergestellt, dass das Projekt rechtzeitig fertig wird.

Basecamp kann aber noch viel mehr: Ärgerst du dich beispielsweise manchmal über die Mailflut im Büro? Wir bei Cleverclip schreiben seit dem Einsatz von Basecamp keine internen E-Mails mehr. Will ich intern jemanden informieren oder fragen, was nur mich und die andere Person interessiert, kann ich ganz einfach einen sog. “Ping”-Message schreiben. Natürlich ist auch ein Ping mit mehreren Personen ist möglich.

Basecamp vereinfacht es uns also, Projekte während Ferienabwesenheiten oder kurzfristigen Krankheitsausfällen ohne Nachteile für unsere Kunden zu managen.

Apropos Ferienabwesenheiten – sogar das organisieren wir über Basecamp. Will jemand in die Ferien, schreibt er im Projekt „Absences“ von wann bis wann er in die Ferien gehen möchte. Bekommt er von allen Mitarbeitenden, die von seinem Strandurlaub oder Skitrip betroffen sind, ein „yes“, kanns auch schon losgehen. Durch das „yes“ bestätigen die Mitarbeitenden gleichzeitig, dass sie während der Ferienabwesenheit die Aufgaben übernehmen werden. So einfach kann Organisieren sein!

Natürlich benötigen wir zur erfolgreichen Zusammenarbeit in unserem Team – welches über die ganze Welt verteilt ist – auch noch weitere Tools. Beispiele sind Float, Toggl, Realtimeboard, etc. Doch auch der Link zum Realtimeboard wird beispielsweise auf Basecamp geteilt. Wie genau wir diese Tools verwenden, erfährst du übrigens hier.
Diese konsequente Nutzung von Basecamp ermöglicht uns eine rasche und effektive Zusammenarbeit.

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