So gestaltet man effiziente Meetings

Effiziente Besprechung durch richtige Notizen

Meetings sind meist unproduktiv aber manchmal unabdingbar. Deshalb sind wir bei Cleverclip ständig darum bemüht, das Beste aus unseren Sitzungen rauszuholen. Folgend erkläre ich, wie wir uns auf Meetings vorbereiten und effiziente Meetings  mit Hilfe von Notizen erstellen.

Informationen vs. To-Dos

Jedes Meeting-Traktandum ist entweder a) eine Information oder b) ein To-Do:
a) Information: Eine Information ist immer eine Aussage mit dem Ziel weitergeleitet und verteilt zu werden oder aber es ist eine Frage, die es zu diskutieren gilt.
b) Ein To-Do ist eine Aufgabe, die es zu erledigen gilt. Es sollte immer mindestens folgende zwei Attribute enthalten: Eine Deadline und eine zuständige Person. To-Dos können entweder vor dem Meeting bereits feststehen oder in Diskussionsrunden während des Meetings entstehen.

Gute Vorbereitung – ein Beispiel für effektive Meeting-Notizen

Bei Cleverclip bereiten wir uns auf jedes Meeting vor, indem wir alle Informationen und To-Dos aufschreiben und in einer gemeinsamen Liste zusammentragen. Wir benutzen dafür Basecamp – grundsätzlich kann aber alles mögliche dafür verwendet werden. Und so sieht eine solche Liste beispielsweise aus:

Jeder, der am Meeting teilnimmt, trägt in seinem Abschnitt die zu besprechenden Infos und To-Dos ein. Zusätzlich gibt es einen Abschnitt “Open”. Aber dazu später mehr. Dank dieser Liste wissen alle bereits vor dem Meeting, welche Traktanden es zu bearbeiten gilt.

Traktanden während des Meetings effizient abarbeiten

Während dem Meeting werden nur die vorher aufgeschriebenen Punkte abgearbeitet. Handelt es sich um eine Information, wird sie diskutiert und abgehakt. Fallen weitere Informationen an, können diese mit der Notizfunktion hinzugefügt werden. So sind immer alle nötigen Informationen zum Nachlesen vorhanden.

To-Dos werden ebenfalls diskutiert und immer an eine entsprechende Person delegiert. Delegierte To-Dos werden in den Abschnitt “Open” verschoben. Basecamp erstellt ausserdem automatisch für jeden User eine Liste mit entsprechenden To-Dos. So weiss jeder zu jeder Zeit, was es zu erledigen gibt.

Kurz vor Ende des Meetings widmet sich die Gruppe dem Abschnitt “Open” und schaut kurz, welche To-Dos noch offen sind und welche bereits erledigt wurden.

Gute Vorbereitung und das Notiz-System ermöglichen uns effiziente Meetings. Kennst du weitere clevere Meeting-Tricks? Dann teil sie uns unbedingt via Mail oder Twitter mit!