Remote Work Guide für Unternehmen
Ruzica Beric, 1. März 2021· Remote Work
Über diesen Guide
Remote Guide – wie Home Office auch für Sie funktioniert
Einhergehend mit den News zu COVID-19 kam für viele Firmen schnell die Notwendigkeit der Umstellung vom normalen Büroalltag zu Remote Work. Wir setzen seit über sieben Jahren erfolgreich auf Home Office. Mit mehr als 40 Mitarbeitenden aus 14 unterschiedlichen Ländern gehörten wir zu den ersten Unternehmen der Schweiz, die 100% remote funktionieren. In den letzten Jahren durften wir unter anderem am Swiss Economic Forum und am Rochester-Bern Executive MBA über unsere Erfahrungen zu Remote Work berichten.
In Zeiten der Corona-Krise und den einhergehenden Veränderungen bieten wir Unternehmen mit diesem Guide und unserem Fachwissen Unterstützung.
Sie wollen den Übergang vom Büroalltag zur Home-Office-Normalität wagen? Die Umstellung lohnt sich – Sie werden sehen, Remote Work ist mehr als nur Skype oder FaceTime. Remote Work, das heisst vor allem neue Flexibilität, erhöhte Produktivität und unbekannte Arbeitsmoral und Selbstständigkeit.
Wie müssen Prozesse angepasst werden, damit sie auch online weiterhin ohne Probleme ablaufen? Wie kann die Unternehmenskultur aufrechterhalten bleiben? Und welche Ressourcen werden ganz praktisch benötigt, damit ein Unternehmen weiter funktionieren kann?
Wie man diesen Guide benutzen soll
Nutzen Sie unseren Guide, um auf die schwierigsten Fragen prägnante Antworten zu erhalten. Sie finden zu allen relevanten Themen Tipps und Tricks. Von der Arbeitsorganisation über die Einführung von Online-Kaffeepausen bis hin zur Datensicherheit.
Dieser Guide ist ein Work-in-Progress. Wir arbeiten stetig daran, den Guide auf dem Laufenden zu halten und mit den nötigen Updates zu versorgen.
Allgemeine Fragen rund um das Thema Remote Work
Was ist Remote Work?
Remote Work (in etwa: “Fernarbeit”) bezieht sich auf eine Arbeitsweise ausserhalb einer traditionellen Büroumgebung. Dabei steht der Mitarbeitende mit dem Unternehmen online und via Telefon in Kontakt. Die Arbeitsaufgaben müssen sich komplett online erledigen lassen. Home Office bezieht sich auf das Arbeiten von zuhause aus, Remote Work bezeichnet die Arbeit von einem beliebigen Ort aus.
Was sind die Vorteile von Remote Work?
Remote Work ist bei vielen Unternehmen bereits seit Jahren ein Trend – immer mehr Firmen steigen auf Home Office um. Das Modell bietet eine Vielzahl an Vorteilen:
Keine Arbeitswege
Nicht nur die eigentliche Zeiteinsparung, auch die Auswirkungen auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sowie der Beitrag zur Nachhaltigkeit sprechen für das Eliminieren der täglichen Arbeitswege.
Mehr qualifizierte Kandidaten
Remote Work bedeutet, dass Talente aus aller Welt für ein Unternehmen arbeiten können, je nach individuellen Bedürfnissen. Die Auswahl an potentiellen, qualifizierten Mitarbeitenden wächst. Gerade unter jüngeren Kandidaten ist der Wunsch nach Remote Work teilweise eine Basisvoraussetzung. Mit der Möglichkeit zu Remote Work macht ein Unternehmen einen wichtigen Schritt in Richtung Employer Branding.
Geringere Kosten
Remote Work macht Büroräumlichkeiten überflüssig und senkt so die Betriebskosten.
Höhere Produktivität
Entgegen dem weitverbreiteten Mythos, steigt laut einer Studie der Stanford University die Produktivität im Home Office um ganze 77%. Es gibt weniger unnötige Ablenkung und man erhöht somit die fokussierte Zeit. Eine Umfrage von Global Workplace bestätigt sogar, dass 53% von Mitarbeitenden, welche remote arbeiten, bereit sind, Überstunden zu leisten. Bei Büromitarbeitenden sind es lediglich 28%. Gerade bei Kreativarbeit können die eigenen vier Wände positiv zum Ideenfluss beitragen.
Flexible Arbeitsstunden
Es hängt grösstenteils von den Bedürfnissen der Firma ab, wie viel Spielraum bezüglich flexibler Arbeitsstunden tatsächlich gewährleistet werden kann. Abgesehen von gemeinsamen Teammeetings und Deadlines macht es durchaus Sinn, dem Mitarbeitenden zeitliche Flexibilität zu gewährleisten. Die Produktivität von jedem Einzelnen variiert individuell. Durch diese Anpassungen lässt sich maximale Effizienz der Mitarbeitenden erreichen.
Höhere Mitarbeiterbindung
Laut Forbes, bestätigen 54% der befragten Mitarbeitenden, dass sie bereit wären, den Job zu wechseln, um mehr Flexibilität zu erhalten. Ausserdem würde ein Mitarbeitender mit einer 13% höheren Wahrscheinlichkeit für die nächsten fünf Jahre bei einer Firma bleiben, welche Remote Work anbietet als bei einer anderen Firma.
Was ist die grösste Herausforderung beim Wechsel zu Remote Work?
Für Mitarbeitende, die noch nie remote gearbeitet haben, wird es sicherlich keine leichte Umstellung sein, ohne persönlichen Kontakt zu Kollegen zu arbeiten. Insbesondere, wenn generell eine sehr gute Atmosphäre im Büro herrschte und man gute Beziehung mit dem Team pflegt. Daher ist es enorm wichtig, regelmässige Online-Meetings, Telefonate und Chats zu organisieren, um trotz Home Office ein Gemeinschaftsgefühl zu fördern und zu verhindern, dass sich Mitarbeiter isoliert fühlen.
Die Kommunikation verläuft asynchron und weniger spontan – dem muss mit den richtigen Tools und klaren Regeln entgegengewirkt werden. Bestimmte Feedback-Zeiten, klare Kommunikationskanäle und gezieltes Nachfragen bei Unklarheiten müssen gesichert sein. Durch Remote Work fehlt oft auch die Möglichkeit der direkten Kontrolle und Evaluation der Arbeit. Es muss dafür gesorgt sein, dass auf der einen Seite das nötige Vertrauen vorhanden ist, auf der anderen Seite muss die Verantwortung bewusst wahrgenommen werden.
Da sich Arbeitsort und Freizeit vermischen, ist es für viele Mitarbeitende gerade am Anfang schwierig, eine geregelte Work-Life Balance zu finden. Auch hier gilt es, mit dem Team zu kommunizieren und die Aufgabenverteilung so zu gestalten, dass die Mitarbeitenden trotz Remote Work Kultur klare Arbeits- und Ruhezeiten haben.
Was sind die grössten Mythen rund um Remote Work?
Die Mitarbeitenden sind einsam
Es fehlt der Büroalltag mit den Kollegen, doch das heisst nicht, dass alle sozialen Kontakte verloren gehen. Es hängt zum grossen Teil von der Motivation des Unternehmens ab, wie beispielsweise regelmässige Online Hangouts organisiert werden. Man kann genauso mit allen Kollegen in Kontakt treten und in einem Videochat interagieren.
Die Mitarbeitenden kennen kein Teamwork
Gerade bei virtueller Arbeit, ist man teilweise noch mehr auf Zusammenarbeit angewiesen. Auch hier sollte man gemeinsam als Team viel kommunizieren sowie mit den richtigen Tools und Plattformen arbeiten.
Die Mitarbeitenden arbeiten weniger
Nur, weil nicht in einem gemeinsamen Büro gearbeitet wird, heisst das noch lange nicht, dass Faulenzen auf der Tagesordnung steht. Auch bei Remote Work regeln normale Arbeitszeiten den Alltag. Insbesondere für ehrgeizige Mitarbeitende kann es eher schwierig werden, die Balance zwischen Arbeits- und Ruhezeiten zu finden. Hier ist es wichtig, die verdiente Entspannung nach einem Arbeitstag auch wahrzunehmen und nicht 24/7 auf Abruf zu stehen.
Remote Work heisst kein Datenschutz mehr
Viele Firmen befürchten, dass der Datenschutz gefährdet sei, wenn Mitarbeitende auf der ganzen Welt verteilt auf den eigenen Laptops und eventuell ungeschützten Servern arbeiten. Mittlerweile hat sich aber die Technologie im IT Bereich so weit entwickelt, dass es wirklich viele Möglichkeiten gibt, um geschützt zu arbeiten. IT-Sicherheit ist das A und O. Cloud basierte Applications, Zwei-Faktoren Authentifizierung und virtuelle private Netzwerke (VPN) ermöglichen es, dass Informationen verschlüsselt und nicht an Unbefugte weitergegeben werden.
Die Produktivität lässt nach
Bei Remote Work ist ein detaillierter Tagesplan wichtig, um die Arbeit bestmöglich zu organisieren. Dieser persönliche Zeitplan hilft, klare Ziele für einen Tag festzulegen. Nur durch die Umstellung auf Home Office wird kein (guter) Mitarbeiter plötzlich den Pflichten nicht mehr nachkommen. Wichtig ist es, klare Anweisungen zu geben, aber trotzdem auch Vertrauen gegenüber dem Team zu zeigen. Vertrauen ist ein wichtiger Faktor der internen Kommunikation, um die Eigenmotivation der Mitarbeiter zu erhöhen und somit auch die Produktivität zu steigern.
Kommunikation
Kommunikation ist das A und O
In jeder Organisation ist Kommunikation essenziell für ein produktives Zusammenarbeiten. In Teams, die remote arbeiten, wird die Wichtigkeit der Kommunikation um ein Vielfaches erhöht. Da man sich primär oder sogar ausschliesslich online austauscht, muss besonders darauf geachtet werden, was, wann und wie kommuniziert wird.
Asynchrone Kommunikation ersetzt synchrone Kommunikation
Während in herkömmlichen Unternehmen in Meetings oder spontanen 1-on-1s standardmässig synchron kommuniziert wird, wird in Organisationen, die remote aufgestellt sind, primär asynchron, also zeitverschoben, kommuniziert. Asynchrone Kommunikation umfasst unter anderem Nachrichten und Blogartikel auf Onlineplattformen sowie die Aufnahme von Videobotschaften.
Vorteile der asynchronen Kommunikation
Der Vorteil der asynchronen Kommunikation liegt in der Flexibilität, die Informationen zu jedem Zeitpunkt wieder abrufen zu können und jederzeit darauf reagieren zu können. Die Mitarbeitenden werden somit weniger während ihrer Fokuszeit gestört. Bei dringlichen Anliegen ist es wichtig, eine Deadline für Antworten festzulegen.
Lieber zu viel und zu oft kommunizieren als zu wenig
Bei asynchroner respektive schriftlicher Kommunikation fehlen Nuancen, die wir in Gesprächen von Angesicht zu Angesicht wahrnehmen. Es ist beispielsweise dem Verfasser nicht intuitiv klar, ob eine Nachricht gelesen und verstanden wurde oder nicht. Daher ist es absolut notwendig, proaktiv und oft zu kommunizieren. Beim Erhalten von Nachrichten sollte eine kurze Bestätigung gesendet und bei Unklarheiten sofort nachgefragt werden.
Bewusst kommunizieren
Da bei schriftlicher Kommunikation sekundäre Informationen wie Gestik und Mimik wegfallen, ist es sehr wichtig, deutlich und bewusst zu kommunizieren. Gefühle müssen gegebenenfalls schriftlich ausgeführt werden. Emojis können zusätzlich helfen, um Kontext zu schaffen und klarer zu übermitteln, was gemeint ist.
Videonachrichten für komplexe und geladene Themen
Für emotional geladene Themen oder Themen komplexer Natur eignen sich Videobotschaften als asynchrone Alternative zu Meetings. Tools wie loom erlauben es, kurze Videonachrichten aufzunehmen und schnell zu teilen. Die Empfänger können ihre Kommentare und Fragen direkt mit dem Video verlinken. So können die Vorteile der asynchronen Kommunikation genutzt werden und gleichzeitig die Herausforderungen der schriftlichen Kommunikation mitigiert werden.
Tools sind wichtig – weg von E-Mails
Weil ein grosser Teil der Kommunikation auf schriftlichem Weg stattfindet, muss ein angemessenes Tool gefunden werden. E-Mail Programme eignen sich nicht dafür, da Informationen später nur schwer wiedergefunden werden können und Diskussionen schlecht strukturierbar sind.
In der internen Kommunikation wird daher empfohlen, komplett auf E-Mail Programme zu verzichten und stattdessen Tools wie Slack oder Microsoft Teams zu verwenden.
Informationsflut vermeiden
Asynchrone Kommunikation bietet viele Vorteile. Alle unternehmensrelevanten Informationen sind für die Mitarbeitenden jederzeit zugänglich und abrufbar. Das kann bei schlechter Strukturierung zu einer Informationsflut führen. Deshalb gilt es, klare Kommunikations- und Themenkanäle zu definieren. So erhält jeder Mitarbeitende nur die für ihn relevanten Informationen.
Wann sind Meetings notwendig?
Meetings haben selbstverständlich auch bei Unternehmen, welche remote arbeiten, eine hohe Relevanz. Obwohl viele Meetings zugunsten der Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter durch Nachrichten ersetzt werden, sollten trotzdem regelmässige Treffen geplant werden. Am besten via Video-Chat mit Zoom, Hangouts oder Skype.
Wie können Video-Meetings effizient gestaltet werden?
Die Effizienz kann mit dem richtigen Tools gesteigert werden. Dabei sind spezialisierte Anwendungen wie whereby und zoom zu bevorzugen. Für die Kommunikation während des Video-Meetings ist eine gute Internetverbindung Pflicht und die Beteiligten sollten sich sicher sein, dass sie während der ganzen Dauer ungestört sind. Als Vorbereitung sollte jeder Anwesende sich Gedanken zum Thema gemacht haben und diese an einem für alle zugänglichen Ort aufgeschrieben haben, damit das Video-Meeting zum Besprechen von Lösungsansätzen genutzt werden kann.
Management und Mitarbeiterführung
Vertrauen in Mitarbeitende
Remote Work bedeutet Kontrollverlust und erfordert daher echtes Vertrauen. Als Manager bedeutet das, darauf zu vertrauen, dass Mitarbeitende ihrer Arbeit gewissenhaft nachgehen.
Outputorientierte Führung
In einer Umgebung, welche remote aufgebaut ist, eignet sich das Anwenden von outputorienter Führung. So werden mit den Mitarbeitenden zusammen klare Ziele gesetzt und sie selbst dafür verantwortlich gemacht, dass diese erfüllt werden. Eine OKR (Objectives and Key Results) Umgebung eignet sich ideal für die Zielsetzungen und das Tracking.
Klare Rollenverteilung
In einer Organisation, die remote aufgestellt ist, ist es unabdingbar, dass die Rollen klar verteilt werden. Da Mitarbeitende während der täglichen Arbeit oftmals auf sich alleine gestellt sind, muss dem ganzen Team bewusst sein, wer für welche Aufgaben die Verantwortung trägt. So ist jederzeit sichergestellt, dass allfällige Probleme sofort der zuständigen Person berichtet werden.
Kontinuierliche Verbesserung
Da die Zusammenarbeit in Teams, die remote arbeiten, dezentral stattfindet, ist ein regelmässiger Austausch und stetes Feedback umso wichtiger. Es sollte mit den Mitarbeitenden zusammen eine kontinuierliche Persönlichkeitsentwicklung und Arbeitsverbesserung stattfinden. Beispielsweise können nach Projektabschlüssen interne Debriefings dazu dienen, die Mitarbeitenden auf Fehler aufmerksam zu machen, positive Aspekte des Projektes hervorzuheben und ehrliches Feedback zu erteilen.
1-on-1 Coaching
Regelmässige 1-on-1 Meetings mit den Mitarbeitenden helfen dem Manager dabei, diese als Coach zu unterstützen. So ist eine effiziente Teamführung auch remote möglich.
Bewusste Zeit für Smalltalk
In Unternehmen, die remote funktionieren, findet spontaner Austausch zwischen Managern und Mitarbeitenden weniger statt. Daher sollten vor Meetings unbedingt bewusst fünf bis zehn Minuten Zeit für Smalltalk eingerechnet werden. So erfährt man als Manager auch während Video-Meetings, wie es um die Teammitglieder steht.
Bewusst Wohlbefinden erfragen
Es kann schwierig sein, intuitiv zu erfassen, wie es um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steht. Daher ist es wichtig, während 1-on-1 Meetings die Mitarbeitenden bewusst danach zu fragen. So können zwischenmenschliche Probleme früh erkannt und beseitigt werden.
Flexibles Gleitzeitsystem
In einer Remote Work Umgebung empfiehlt es sich, auf das Arbeitsmodell Jahresarbeitszeit umzustellen. Dabei müssen Mitarbeitende am Ende des Jahres ihre Stunden erreicht haben und keine wöchentlichen Stundensätze absitzen. Dieses Modell gibt den Mitarbeitenden die Flexibilität und Freiheit, die eine Remote Work Umgebung zu bieten hat.
Work-life Balance fördern
Im Online-Kalender müssen Abwesenheiten, Ferien und freie Stunden klar eingetragen sein, damit alle Mitarbeitenden wissen, wann Leute anwesend oder eben abwesend sind. Über- oder Unterstunden werden am besten direkt via Video-Call besprochen, um das weitere Vorgehen zu planen. Die eigentlichen Arbeitszeiten sind oft gleitend und die verfügbare Zeit steigt. Das Erledigen von To-dos am Handy sollte zu freien Zeiten vermieden werden und auf die ordentliche Arbeitszeit fallen.
Prozesse und Arbeitsplatzgestaltung
Prozesse konsequent digitalisieren
Unsere Erfahrung zeigt, dass Remote Work nur dann richtig funktioniert, wenn alle relevanten Prozesse ortsunabhängig ablaufen können. Es sollten daher konsequent alle Schritte digitalisiert werden. Dies erleichtert sowohl für Mitarbeitende als auch für Manager die Zusammenarbeit.
Arbeitsschritte müssen noch klarer ausgearbeitet werden
Da bei Remote Work oft zeitverschoben gearbeitet wird und die Mitarbeitenden öfters auf sich alleine gestellt sind, während sie ihrer Tätigkeit nachgehen, ist es sehr wichtig, dass alle Arbeitsschritte im Vorfeld klar definiert werden. Andernfalls kommt es zu unnötigen Iterationsrunden, was bei einer Umgebung, die remote aufgestellt ist, zeitaufwändiger und mühsamer ist, als wenn alle vor Ort arbeiten.
Klare Kommunikationskanäle und Datenablagen definieren
Da die meisten Informationen schriftlich abgelegt werden, ist es unabdingbar, vorab einheitliche Kommunikationskanäle und Datenablagen zu definieren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Daten später nicht mehr auffindbar sind. Es sollte klar definiert sein: Auf welchem Kanal werden welche Themen diskutiert? Welche Daten werden auf welchen Datenbanken abgelegt? Wer hat Zugriff auf diese Datenbanken und Erlaubnis, Änderungen vorzunehmen?
Passwörter und Zugänge
Da gerade bei dezentralem Arbeiten oft auf Webtools zugegriffen wird, ist ein hohes Mass an IT-Security absolut zwingend. Es empfiehlt sich, für die einzelnen Webapplikationen eine Single-Sign-On Lösung zu finden oder alternativ einen Passwortmanager wie Lastpass oder 1password einzuführen. Ausserdem sollte für alle Geräte eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung gefordert werden.
Home Office-Regeln
Beim Arbeiten von zuhause aus müssen einige Dinge beachtet werden, damit die Produktivität nicht leidet. Es empfiehlt sich, ein Arbeitszimmer einzurichten, welches von den anderen Räumen getrennt ist. Familienmitglieder – vor allem Kinder – können sonst die Arbeit massiv stören. Mit der Familie sollten klare Arbeitszeiten abgemacht werden. Zu diesen Zeiten soll man ungestört bleiben. Auch im Home Office sollte in einen ergonomischen Stuhl investiert werden, um auch bei mehrstündigem Arbeiten nicht von Rückenbeschwerden gequält zu werden. Im Home Office verschmilzt oft Arbeits- und Privatzeit. Die Kaffeepause mit dem Partner oder die herumliegende Wäsche können schnell zu Unterbrüchen führen. Es gilt daher, die Arbeitsstunden konsequent einzutragen und jene, welche zur Freizeit gehören, nicht einzutragen.
Tools und Apps
Projekt- und Taskmanagement-Tools
Passwortmanager
Kommunikations- und Chat-Tools
Videokonferenz- und Kollaborations-Tools
Datenablage-Tools
Zeiterfassungs-Tools
Knowledge-Base-Tools
Finanz-Tools
Kultur
Zeit für Spontanität einplanen
In einer Umgebung, die remote funktioniert, ist nicht dasselbe Mass an Spontanität gegeben wie in einem herkömmlichen Büro. Jedes Meeting erfüllt normalerweise einen Zweck. Spontane Kaffeepausen sollten daher proaktiv eingeplant und institutionalisiert werden. Dabei treffen sich zwei oder mehr Mitarbeitende via Videochat ohne vordefinierte Agenda und tauschen sich informell aus.
Smalltalk vor Meetings
Eine weitere Möglichkeit, sich informell auszutauschen, ist vor Teammeetings ein Zeitfenster von beispielsweise fünf Minuten für Smalltalk einzuplanen. So können sich die Mitarbeitenden etwa Geschichten vom Wochenende erzählen und sich gegenseitig updaten.
Online Community
Die Mitarbeitenden werden sich bei Remote Work vor allem online auf den Messaging-Plattformen austauschen. Es zahlt sich aus, diese Online Community zu pflegen. Es können Gruppenchats eingeführt werden, die einzig dafür vorgesehen sind, lustige Memes, Videos oder Sprüche aus dem Internet zu teilen. Dies führt zu einer lockeren Arbeitsatmosphäre und fördert den Teamzusammenhalt.
Virtueller Feierabend
Eine weitere Möglichkeit das Team besser kennenzulernen und zu festigen sind virtuelle Feierabende. Hierbei trifft sich das ganze Team via Videokonferenz-App und tauscht sich in einer lockeren Atmosphäre beim Feierabendbier aus.
Gemeinsame Aktivitäten
Um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich auch in der Freizeit auszutauschen, können Aktivitäten auch online geplant und durchgeführt werden. Beispielsweise kann ein virtueller Filmabend organisiert werden, indem ein Film via Twitch gestreamt wird und das Team sich via Gruppenchat dazu austauschen kann.
Retreat
Trotz den vielen Vorteilen von Remote Work braucht es doch regelmässig menschliche Nähe, um eine echte Verbindung aufzubauen. Dafür eignen sich jährliche oder halbjährliche Company Retreats. Hierbei trifft sich die ganze Firma für eine Woche lang und arbeitet und lebt physisch am selben Ort. So lernt man sich kennen, findet Freunde und geht gestärkt und motiviert wieder ins Home Office zurück.
Nächste Schritte
Checkliste für eine erfolgreiche Einführung
Unter folgendem Link haben wir eine Checkliste für die erfolgreiche Einführung von Remote Work zum Download zusammengestellt:
https://forms.gle/LRFF3S4jRmTYT6fX6
Ihr Feedback ist gefragt
Wir hoffen, dass wir für andere Firmen mit diesem Guide einen wertvollen Beitrag zum Wechsel zu Remote Work leisten können. Dieser Guide wird kontinuierlich ergänzt und erweitert. Dafür sind wir auf Ihr Feedback angewiesen.
Schreiben Sie uns an: info@cleverclip.ch. Vielen Dank!
Wir helfen weiter
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