Schriftliche Home Office Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern

Schriftliche Kommunikation im Home Office

Ein mutiertes Virus hat global Überhand genommen. Die Strassen weitgehend menschenleer, die verbreitete Panik massenhaft. Eingesperrt in den eigenen vier Wänden mit Existenzsorgen, sitzt die Menschheit nun da und hofft auf ein Ende des Spuks. Was zunächst nach einem gut gemachten Science Fiction Film klingt, ist zur grausamen Realität 2020 geworden. Das Coronavirus, oder “Covid-19” für Experten.

Während wir keine Aussagen bezüglich des Pandemieverlaufs machen können, ist es unser Ziel, Sie vor allem von der unternehmerischen Seite zu unterstützen. Die derzeitigen Rahmenbedingungen lassen uns keine andere Wahl, als einen Umstieg zur Home Office Kultur. Aber nicht allen fällt diese Transformation so einfach.

Wir haben deswegen bereits einen Remote Work Guide verfasst, der Sie beim Start effektiv unterstützen soll. Jetzt möchten wir dies weiter ausdehnen und planen deswegen über die nächsten Woche exklusive Blogartikel rund um das Thema “Remote Work”, um Ihnen in dieser Zeit effektiv zur Seite zu stehen. Heute werfen wir eine Blick auf die Home Office Kommunikation mit dem Schwerpunkt “effektives Schreiben”.

Die Bedeutung von Kommunikation im Home Office Alltag

Im Büro kann der Mitarbeiter das Management jederzeit bei Fragen aufsuchen oder einen Kollegen um Hilfe bitten (zumindest sollte es so sein). Auch aus Managment Sicht ist es vor Ort einfacher dem Mitarbeiter Arbeitsanweisungen detailliert zu erklären und direkt auf Fragen einzugehen. Die fehlende Face-to Face Kommunikation sowie persönliche Interaktion machen Remote Work deswegen oft zu einer grossen Herausforderung.

Im Remote Work läuft die Kommunikation überwiegend asynchron ab. Heisst also, Personen müssen nicht in direkten Kontakt treten, um Informationen auszutauschen, sondern können diese zu einem späteren Zeitpunkt in Kenntnis nehmen. Das Gegenteil dazu wäre die “synchrone Kommunikation”, wie beispielsweise ein Telefongespräch oder ein Meeting.

Asynchrone Kommunikation ist insbesondere im Remote Work wichtig, um den Workflow der Mitarbeiter nicht zu unterbrechen. Oft ist aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen eine synchrone Kommunikation gar nicht möglich. Heisst also auch, dass Remote Worker überwiegend schriftlich kommunizieren müssen. Und genau dies ist oft der Startpunkt von vielen  Missverständnissen sowie einer ineffizienten Arbeitsweise.

Denn wer jetzt vermutet, dass regelmässige WhatsApp und Instagram Chats uns auch im Remote Work Alltag zum Kommunikationsexperten machen, irrt sich gewaltig. Die schriftliche Kommunikation mit den Mitarbeitern bedarf viel Übung und sollte nicht unterschätzt werden. Wir erklären im Folgenden welche Punkte unbedingt beachtet werden sollten.

Präzises Denken und klare Formulierung

Um Missverständnisse zu vermeiden muss die kommunizierte Botschaft auch leicht zugänglich sein. Klingt einfach, aber genau hier lauert oft die Basis aller Probleme. Wie Sie die Nachricht verfassen ist ja eine Sache, wie diese aber von den Mitarbeitern aufgenommen wird, das ist ganz was anderes.

Glauben Sie uns, wir als Erklärvideo Experten wissen genau, wie schwer es manchmal sein kann nur eine einzige Idee kurz und prägnant an das Zielpublikum zu vermitteln. Das gleiche gilt auch für den gewöhnlichen Informationsfluss im Arbeitsalltag. Also, bevor Sie eine willkürliche Nachricht schreiben, bei der das Team irgendwelche Logogramme entschlüsseln muss, nehmen Sie sich einen Moment und überlegen Sie genau, wie die Information möglichst klar und deutlich zusammengefasst werden kann.

Auf den Unterton achten

Schreiben Sie mit Sorgfalt! Laut dem Magazin Psychology Today basieren 55 Prozent der Kommunikation auf Körpersprache, 38 Prozent auf unserem Tonfall und lediglich 7 Prozent auf gesprochenen Worten. Wie lässt sich dies nun in einer Remote Umgebung anpassen? Remote Kommunikation bedeutet, dass die Kraft der Mimik und Gestik entfällt. Jedes Satzzeichen, jedes Wort und jeder Buchstabe bekommen somit eine ganz eigene Bedeutung. Die Verwendung eines Ausrufezeichens beispielsweise, kann den Unterschied ausmachen, ob Sie als hilfsbereit oder als passiv aggressiv wahrgenommen werden. Um eine effektive Kommunikation mit dem Kollegen oder Mitarbeiter zu erlangen, muss daher jedes Wort und jedes Satzzeichen gezielt gewählt (oder nicht gewählt) werden.

Nach vielen Jahren habe ich hier die mit Abstand grösste Schwachstelle der Unternehmenskommunikation feststellen können. Problem ist nämlich, dass jeder seinen ganz persönlichen Schreibstil besitzt und sich gar nicht Gedanken darüber macht, wie es von der anderen Person wahrgenommen werden könnte. Ein Beispiel aus dem privaten Alltag: Ein regelmässiger Emoji-User empfindet eine trockene WhatsApp Nachricht mit einem schlichten “ok” meistens als eher kühl und distanziert. Andererseits kann der eher “karge Kommunikator” eine Nachricht mit vielen Emojis als zu emotional oder gar störend wahrnehmen. Achten Sie deswegen genau welchen Unterton Ihre Botschaft vermitteln könnte und passen Sie Ihren Kommunikationsstil der Zielperson an.

Kurz und prägnant, jedoch vollständig

In der Remote Kommunikation ist es wichtig, Sachverhalte schnell auf den Punkt zu bringen und nicht unnötig vom Thema abzuschweifen. Denn insbesondere bei schriftlichen Informationen kann unsere Aufmerksamkeit schnell verloren gehen. Vergessen Sie trotzdem nicht, dass Ihre Mitarbeiter keine Gedanken lesen können und keine Hellseher sind. Was nicht schwarz auf weiss steht, kommt beim Team auch nicht an. Also, kurz, prägnant  und auf den Punkt, aber dennoch detailliert genug, damit der Empfänger die Botschaft genau nachvollziehen kann.

Keep it simple

Viele von uns tendieren im Schriftlichen einen formelleren Ton anzunehmen, als im persönlichen Gespräch. Aber das müssen Sie gar nicht. Halten Sie ruhig, je nach Company, Ihren sonst casual style und verzichten Sie auf unnötige Fachbegriffe und Floskeln, die Sie im Mündlichen nicht verwenden würden. Dies kann nämlich oft zu Verständnisproblemen führen und somit den Informationsfluss hemmen. Dies wird sich besonders bemerkbar machen, wenn Sie mit Nicht-Muttersprachlern und anderen Kulturen zusammenarbeiten.

Transparenz schaffen

Eine falsch interpretierte Nachricht und schon malt man sich als Mitarbeiter paranoid eine Kündigung oder andere Verschwörungstheorien aus. Interne Kommunikation ist auch im traditionellen Office Environment eine echte Herausforderung. Aber ohne persönlichen Kontakt, ist es noch viel schwieriger. Hat ein Mitarbeiter gute Arbeit geleistet, dann dürfen Sie ihn ruhig ein wenig loben. Auch bei Kritik und Verbesserungsvorschlägen, sollte das Team direkt davon erfahren, um Fehler rechtzeitig zu korrigieren. Statt Privatnachrichten ist es auch sinnvoller öffentliche Threads zu gestalten, sodass das gesamte Team ein direktes Update erhält. So eliminiert man Missverständnisse und schafft Vertrauen bei den Mitarbeitern.

Bitte Korrekturlesen

Jedem von uns ist doch bereits irgendein peinlicher Ausrutscher auf WhatsApp geschehen, oder? Man schreibt eine Sache und die Autokorrektur liefert was ganz anderes. Aus einem eleganten Körper, wird schnell ein Elefantenkörper. Statt “heulen”, gibt es “Keulen” oder so ähnlich. Sicherlich kann es intern den ein oder anderen Lacher bringen, aber auf regelmässiger Basis und insbesondere bei wichtigen Updates, sollten vom Chef nicht nur sinnlose Neologismen sprudeln. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit und lesen Sie Ihre Nachricht vor dem Abschicken durch, um Rechtschreibfehler oder unverständliche Formulierungen zu korrigieren.

Tools zur schriftlichen Kommunikation

Wie auch in unserem Guide erklärt, gibt es viele nützliche Tools, um Sie in der alltäglichen Home Office Kommunikation zu unterstützen. Beachten Sie, dass die Kommunikation auf einige wichtige Tools beschränkt ist und nicht auf zahlreichen Plattformen untergeht. Hierbei können Sie sich an folgende Empfehlung halten:

• Fragen und kürzere Gespräche sollten in Chat-Apps wie zB. Slack ablaufen

• formelle Anfragen per E-Mail (weniger intern)

• Unternehmensweite Updates und Organisatorisches über ein Projektmanagement-Tool

Remote Work heisst auch keinesfalls, dass ab sofort ausschliesslich schriftlich kommuniziert wird. Es ist zwar die effizienteste Form, aber trotzdem lassen sich nicht  alle Themen auf schriftlicher Basis klären. Regelmässige Face-to-Face Meetings für ausführlichere Projekte sowie den sozialen Kontakt sollten durchaus integriert werden. Manchmal kann es auch sinnvoll sein eine schnelle Voice Message zu verschicken oder ein Video Update zu drehen.

Fazit: Kommunikation im Remote Work

Die schriftliche Kommunikation nimmt im Remote Work Alltag eine enorm wichtige Rolle ein und sagt auch viel über die persönliche Kompetenz aus. Also, wählen Sie Ihre Worte präzise aus. So vermeiden Sie, dass zukünftig Mitarbeiter mit einem grossen Fragezeichen vor Ihrer Nachricht sitzen und die Rolle eines Ethymologen einnehmen. Und glauben Sie mir, ein paar gut gewählte Worte, können die Arbeitsabläufe entscheidend positiv beeinflussen. Warum ich das behaupte?… Weil ich Copywriter bin. 😉  In diesem Sinne viel Erfolg beim Schreiben! Haben Sie weitere Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne.