Home Office Fehler, die zu vermeiden sind

Machen Sie nicht folgende Remote Work Fehler mit Ihren Mitarbeitern

Mit der richtigen Herangehensweise ermöglicht Remote Work vor allem neue Flexibilität, erhöhte Produktivität und glückliche Mitarbeiter. Remote Work setzt aber definitiv mehr voraus als nur ein “Google Hangout” und ein bisschen Tippen in den eigenen vier Wänden. Remote Work erfordert viel Durchhaltevermögen, eine reibungslose interne Kommunikation und einen etwas anderen Ansatz der Mitarbeiterführung. Um Sie vor unnötigen Eskapaden zu bewahren und damit auch Sie sich zu den hippen “work from anywhere” Arbeitgebern zählen dürfen, haben wir im Folgenden typische Home-Office Fehler zusammengefasst.

Dem Team keine Grenzen setzen

Natürlich möchte man, dass der Mitarbeiter möglichst zeitnah alles erledigt und auch mal bereit ist Überstunden zu machen. Aber was physisch nicht mehr machbar ist, ist nun ja… nicht mehr machbar. Besser ist es einen Mitarbeiter zu haben, der über die nächsten Jahre ausschliesslich  in seinen 8 Stunden effektiv und produktiv arbeitet, als einen Mitarbeiter, der vielleicht von Anfang an viel Eifer, Hingabe und eine Extraportion an Fleiss beweist, aber bereits nach ein paar Monaten wegen einem Burnout die AU einreichen muss.

Remote Work heisst, dass Arbeitsalltag und Freizeit am selben Ort ablaufen können. Es liegt also in Ihrer Verantwortung auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu achten und dem Team klar und deutlich zu machen, dass eine geregelte Work-Life Balance wichtig ist und Pausen nicht vergessen werden dürfen.

Die falsche Ausstattung

Remote Work setzt voraus, dass die Prozesse mit all ihren Aufgaben online abgehandelt werden können. Es muss sichergestellt sein, dass alle einzelnen Etappen digitalisiert sind und alle individuellen Aufgaben konsequent von überall aus erledigt werden können. Eine Vermischung von analogen und digitalen Prozessen führt zu Missverständnissen und Effizienzverlusten.

Dabei ist es wichtig für sich selbst sowie den Mitarbeitern einen voll funktionsfähigen Arbeitsplatz einzurichten. Neben den offensichtlichen Dingen wie zB. einer schnellen Internetverbindung, einem Laptop mit genug Speicherplatz sowie Online Tools, die eine reibungslose Kommunikation ermöglichen, sollte auch an die Ergonomie des Arbeitsplatzes gedacht werden. Ein Arbeitsunfall muss nicht unbedingt mit einem gebrochenen Bein oder einer Verbrennung einhergehen.  Körperliche sowie psychische Schäden können auch durch eine dauerhafte falsche Körperhaltung verursacht werden. Stellen Sie deswegen sicher, dass alle Mitarbeiter ein ergonomisch eingerichtetes Home-office haben. Dazu zählen der Stuhl, die richtige Positionierung und Grösse des Tisches, die Beleuchtung, der Bildschirm, die Zimmertemperatur, die Luftfeuchtigkeit sowie der Lärmpegel.

Eine ausführliche Checkliste können Sie hier finden.

Keine Struktur schaffen

Ein konsistenter Zeitplan ist wichtig, um einen reibungslosen Workflow zu garantieren und möglichst ohne viel Ablenkung die Aufgaben zu erledigen. Die Erstellung einer wöchentlichen sowie täglich angepassten To-do Liste ist im Home Office unabdingbar, um messbare Ergebnisse zu erzielen.

Viele Führungskräfte erwarten von den Mitarbeitern im Home-Office eine prompte Antwort auf eine Nachricht oder möchten, dass derzeitige Aufgaben kurzfristig unterbrochen werden, um an etwas anderem zu arbeiten. Natürlich kann es immer wieder passieren, dass etwas Unerwartetes dazwischen kommt und Sie den Mitarbeiter für eine neue Aufgabe brauchen. Überlegen Sie sich vorher genau, ob tatsächlich die Welt zusammenbricht oder die jeweilige Aufgabe nicht doch zumindest auf den Tag darauf geschoben werden kann. Vielleicht fragen Sie sich jetzt wo genau der Unterschied liegt, wenn es am Schluss in der selben Arbeitszeit erfolgt…?

Tatsächlich wirkt sich ein unterbrochener Workflow enorm auf unsere  Produktivität und Leistung aus, vor allem bei mental anspruchsvoller Arbeit. Forbes bestätigt, dass bei einem unterbrochenen Workflow es fast 25 Minuten dauert, bis der Mitarbeiter wieder das gleiche Produktivitätsniveau erreicht hat wie vorher. Und das bei kurzen Nachrichten. Wenn Sie den Mitarbeiter allerdings zusätzlich mit neuen Aufgaben bombardieren, die kurzfristig Priorität haben, kann es tatsächlich Stunden dauern bis man sich in das jeweilige Thema einfindet. Dadurch wird weder die eine, noch andere Aufgabe produktiv erledigt. Der Mitarbeiter kann seine To-Do Liste nicht mehr richtig strukturieren und sieht in seiner Arbeit keine Resultate. Im schlimmsten Fall endet es in Frustration, Demotivation und grosser Erschöpfung.

Also, genauso wie Sie Ihren Home-Office Arbeitsalltag strukturieren, um nicht doch den ganzen Tag in Jogginghose auf der Couch zu enden, müssen Sie genauso dem Mitarbeiter die Chance geben den Tag effektiv und gemäss seiner Produktivitätsphasen einzurichten. Auch Nachrichten sollten nur in regelmässigen Intervallen wie zB. Kurz vor einer Pause oder danach überprüft werden, um nicht ständig aus dem Arbeitsmodus gebracht zu werden.

Keine Company Culture schaffen

Die Kultur umfasst die Werte, Normen, Sitten sowie das gesamte Unternehmensnetzwerk und ist das Herzstück, welches das Unternehmen am Laufen hält. Nur wenn das gesamte Team die Unternehmenswerte gleichermassen vertritt, gelingt es am gleichen Strang in Richtung Ziel zu ziehen. Die Company Culture ist das was uns antreibt, was uns dazu motiviert gemeinsam als Team etwas zu erreichen. Wenn das Team dezentral arbeitet, braucht es sogar um so mehr dieses Gemeinschaftsgefühl, um sich nicht isoliert zu fühlen.

Deshalb sollten die Unternehmenswerte aktiv gefördert und persönliche Beziehungen bewusst aufgebaut werden. Im Büro gibt es viele Gelegenheiten, um mit dem Team auf privater Ebene zusammenzukommen und Freundschaften mit Kollegen aufzubauen. Aber diese Form von Teambuilding sollte auch im Home-Office auf keinen Fall zu kurz kommen.

Hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten zB. in Form von einem virtuellen Feierabend, gemeinsamen Online Kaffeepausen bis hin zu – ganz ganz wichtig – jährlich oder halbjährlichen Team Retreats, um sich auch persönlich und ohne einem Interface kennenzulernen. So kann man den sozialen Kontakt aufrechterhalten und jedem das Gefühl geben nicht alleine zu arbeiten, egal wie viele Kilometer zwischen uns liegen.

Mikromanagement

Selbst die besten Leader müssen im Home-Office die Dinge ein wenig anders angehen. Home-Office heisst den Mitarbeitern gegenüber Vertrauen zu schenken. Anders wird eine funktionsfähige Beziehung auf Dauer nicht halten.

“Einfach mal sein lassen” – gerade dies fällt aber vielen Managern schwer. So tendieren viele Führungskräfte, insbesondere im Home Office, zum sogenannten “Mikromanagement”– ein Führungsstil, der die Mitarbeiter enorm kontrolliert, regelmässig an Aufgaben erinnert, unter Druck setzt und keinerlei Autonomie gewährt. Mikromanager haben meistens negative Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit sowie das Engagement der Mitarbeiter. Man erledigt Aufgaben nur noch aus Angst vor einer Kündigung, aber nicht aus Interesse zum Unternehmenserfolg.

Auf Distanz arbeiten heisst nun mal auch, dass Dinge anders ablaufen werden, als im traditionellen Office. Solange die Mitarbeiter nicht einen konkreten Fehler machen, ist es wichtig ihnen etwas Spielraum zu überlassen, sodass jedes Teammitglied den eigenen Rhythmus finden kann.

Kreieren Sie ein Arbeitsklima, in welchem sich das Team frei entfalten und selbstständig Ideen entwickeln kann. Vertrauen ist die Basis für ein effektives Zusammenarbeiten und den langfristigen Unternehmenserfolg.

Die falschen Mitarbeiter einstellen

Auch die Einstellung von remote Mitarbeitern erfordert einen etwas anderen Ansatz, als die Rekrutierung im traditionellen Office. Nicht nur weil Sie die Bewerber (meistens) nicht persönlich antreffen, sondern auch weil, neben den herkömmlichen beruflichen Fähigkeiten, die Kandidaten in der Lage sein müssen diszipliniert und selbstständig von zu Hause aus zu arbeiten und somit ganz andere Qualifikationen voraussetzen.

Nicht jeder ist für die ortsunabhängige Arbeit geeignet. Wichtige Eigenschaften für die remote Arbeit sind u.a viel Eigeninitiative und Motivation, die Fähigkeit Prioritäten zu setzen, ein guter schriftlicher Kommunikator und zuverlässig zu sein. Da sich auch die Einarbeitung der Kandidaten im Home-Office etwas schwieriger gestalten lässt als vor Ort, hat man ausserdem viel weniger Spielraum und sollte wirklich nur diejenigen auswählen, die sowohl die Hard- als auch Soft Skills mitbringen.

Neben der beruflichen Fähigkeiten, muss auch noch der “cultural fit” berücksichtigt werden. Passt der Kandidat zu den Unternehmenszielen und Werten? Passt der Kandidat zum restlichen Team? Ein zentralisiertes Büro, in dem jeder problemlos interagieren und Ideen austauschen kann, erleichtert den Einstieg in eine derartige Kultur, denn mehr Teampräsenz bedeutet auch ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl. Neue Angestellte können sich somit leichter einleben und mit dem Team schneller zusammenwachsen. Selbstverständlich wird es viel schwieriger, wenn alle zerstreut arbeiten. Deshalb kann es hilfreich sein spezielle Übungen im Rekrutierungsprozess einzurichten, die es uns helfen herausfinden, wie gut ein Kandidat in die bestehende Kultur passt. Tools wie zB. Saberr oder ThriveMap sind genau darauf ausgerichtet.

Keine persönliche Beziehung aufbauen

Der Grossteil der remote Kommunikation läuft asynchron und schriftlich ab. Dadurch reduziert man meistens die Unterhaltung auf ausschliesslich berufliche Themen und kann sich gegenseitig kaum auf persönlicher Ebene kennenlernen. Persönliche Beziehungen stärken allerdings das Gemeinschaftsgefühl und wiederum die Company Culture.  Der bekannte water cooler (dt. “Wasserspender”) Effekt aus dem Büro sollte auch im virtuellen Office nicht fehlen.

Es bezeichnet das Phänomen bei dem sich die Mitarbeiter um den Wasserspender im Büro versammeln und unterhalten. Genau deswegen steht der Wasserspender als Symbol für das Zusammentreffen und die sozialen Kontakte auf dem Arbeitsplatz. Aber genau auf diesen “Wasserspender” sollte man auch im Home Office nicht verzichten. Integrieren Sie spezielle Chaträume oder Threads auch für komplett berufsunabhängige Themen, um den privaten Informationsaustausch ein wenig zu fördern.

Fehlende Anerkennung

Das Team arbeitet selbstständig und persönliche Gespräche fallen weitgehend aus. Um sich selbst zu beweisen, kann es schnell passieren, dass gerade ehrgeizige Mitarbeiter viel mehr arbeiten, als sie es sollten mit einem Burnout als Folge. Regelmässige Feedback Gespräche und vor allem auch positives Feedback sowie Wertschätzung sind ein wichtiger Teil der internen Kommunikation und sollten auch im Remote Work auf keinen Fall fehlen. Ein kleines Dankeschön würde in dieser distanzierten, kilometerweiten remote Beziehung für einen wahren Motivationsschub bei dem Mitarbeiter sorgen, aber auch vermeiden, dass sich das Team zu sehr strapaziert.

Interne Kommunikation vernachlässigen

Das leidige Thema der Kommunikation. Warum leidig? Weil man die Führungskräfte jedes mal von Neuem daran erinnern muss, wie wichtig interne Kommunikation ist und diese trotzdem falsch gehandhabt wird.

Bereits vor Ort kommunizieren die meisten zu wenig und schaffen nicht genügend Transparenz. Manchmal habe ich sogar das Gefühl, die Führungskräfte gingen davon aus, dass alle relevanten Informationen die Mitarbeiter, wie durch ein magisches Wunder erreichen würden. Wie durch das Schwingen eines Zauberstabes, mit ein wenig “wingardium leviosa” (falls Sie sich noch an den ersten Teil der Harry Potter Filme erinnern).  Also, was ich eigentlich damit sagen will: Kommunizieren Sie öfters und besser mit Ihren Mitarbeitern! Im Home-Office kommen noch viel mehr Stolpersteine hinzu. Man kommuniziert schriftlich sowie asynchron und das kann zu vielen Missverständnissen führen. Sehr vielen Missverständnissen.

Folgende Punkte sollten in der internen Kommunikation berücksichtigt werden:

1. Richtig schriftlich kommunizieren: Mimik und Gestik fallen im Remote Office oft weg. Man sollte sich also klar und deutlich ausdrücken, dennoch alles auf den Punkt bringen und möglichst keinen Raum für Falschinterpretation lassen.

2. Video meetings integrieren: Regelmässige Face-to-Face Updates sollten auf keinen Fall fehlen, um zum Einen den sozialen Kontakt zu fördern, aber auch komplexere Projekte zu besprechen sowie auf Fragestellungen einzugehen. Eine ausschliesslich schriftliche Kommunikation reicht nicht immer aus.

3. Transparent kommunizieren: Geheimnistuerei wird nur zu Problemen führen. Wenn man dezentral arbeitet, soll dem Mitarbeiter bewusst werden, dass mit ihm offen und ehrlich umgegangen wird.

Statt Privatnachrichten kann es beispielsweise sinnvoller sein, öffentliche Threads zu gestalten, sodass das gesamte Team ein direktes Update erhält. Generell gilt im Home Office die Faustregel “lieber einmal zu viel, als zu wenig”.

Fazit

Wichtig ist sich bewusst zu werden, dass die Fernarbeit eine andere Herangehensweise voraussetzt, als das Arbeiten vor Ort. Home-Office bedeutet nun mal viel Vertrauen schenken, noch effektiver mit dem Team zu kommunizieren, aktiv das Gemeinschaftsgefühl und das Teambuilding fördern. Ist man offen für diese neue Arbeitsweise und auch bereit die eigenen Leadership-Fähigkeiten ein wenig anzupassen, so kann die dezentrale Arbeit eine Vielzahl an Vorteilen mit sich bringen.

Übrigens, um Ihnen erfolgreich zur Seite zu stehen haben wir kürzlich einen remote Guide veröffentlicht, der Unternehmen bei der Transformation ins Home-Office unterstützen soll – ganz nach dem Motto #gemeinsamgegencorona. Sie werden sehen, bald kommen Sie und Ihr Team auch auf den Geschmack von Home-Office – und das auch lange nach der Pandemie. 🙂