Flexibles Zeitmanagement bei Cleverclip

Wir bei Cleverclip sind in unserem Zeitmanagement völlig flexibel. Das heisst, dass jeder selbst entscheidet, wann er mit der Arbeit anfängt, wie lange er schuftet und wann er sich in den Feierabend verabschiedet.

Das bringt viele Vorteile. Die Eigenständigkeit erhöht die Motivation in unserem Team deutlich. Denn was hilft es einem Unternehmen, wenn die Mitarbeiter nach einer durchzechten Nacht zwar pünktlich um 8 Uhr auf der Matte stehen, dafür aber völlig übermüdet sind. Wir finden: Besser ausschlafen und dann erst um 11 Uhr – dafür munter und motiviert – mit der Arbeit beginnen. Macht Sinn, oder?

Doch was sich gut anhört, birgt auch Herausforderungen. Da stellen sich ob unseres Modells plötzlich viele, zuvor ungeahnte, Fragen: Woher weiss ich, wieviele Stunden ich dieses Monat gearbeitet habe? Habe ich mein Pensum eingehalten? Wie verrechnen wir Überzeiten? Und wie Ferien und freie Tage?

Um diese Fragen transparent zu beantworten, haben wir ein sogenanntes Timesheet erstellt. Die Excel-Tabelle ist für alle Mitarbeiter bei Cleverclip zugänglich. Am besten erkläre ich Schritt für Schritt, wie sich das Ganze zusammensetzt:

„Gross Workload“ ist die monatliche Brutto-Arbeitszeit, die jeder Mitarbeiter leisten muss. Bei einem 100% Anstellungsverhältnis entspricht dies etwa 184 Stunden (=42.5 Stunden pro Woche).

Nur selten muss ein Mitarbeiter jedoch seine gesamte Brutto-Arbeitszeit leisten. Meist werden Abzüge vorgenommen: „Vacation Days“ – also Ferientage – werden bei uns in Stunden umgerechnet und dann von der Brutto-Arbeitszeit abgezogen. Dasselbe gilt für „Miscellaneous days absent“ also sonstige Abwesenheiten. Aber auch die Überzeit der Vormonate wird von der Brutto-Arbeitszeit abgezogen. Wer also im März zu viel gearbeitet hat, muss entsprechend weniger im April schuften (so gehen wir sicher, dass alle Überstunden korrekt abgegolten werden).

Zieht man all diese Stunden von der Brutto-Arbeitszeit ab, erhält man die „Net Workload“ also die Netto-Arbeitszeit. Das sind jene Stunden, die tatsächlich während des entsprechenden Monats geleistet werden müssen.

Wichtig ist dabei, dass diese Tabelle lediglich ein Kompass für die Mitarbeiter ist. Niemand muss jedes Monat seine Netto-Arbeitszeit einhalten. Arbeitet man im März also wiederum zu wenig, werden die Minusstunden einfach in den April getragen.
Rahel – eine unserer Projektmanager – ist ein gutes Beispiel für die unterschiedlichen Arbeitsstunden. In manchen Monaten arbeitet sie mehr, in anderen weniger.

Dank der Tabelle weiß sie aber immer, wie es um ihre Stunden steht. Das hilft dem Team, das eigene Zeitmanagement im Auge zu behalten. Und wenn Rahel dann fleißig Überstunden angesammelt hat, kann sie auch mal gemütlich um 11 Uhr auftauchen – durchzechte Nacht hin oder her.

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