Effektive Online Meetings mit den Mitarbeitern im Home Office 

Tipps und Tricks für effektive Online Meetings

Keine Lust auf Lesen? Hier geht’s zum Podcast “Effektive Online Meetings”.

Die meisten Unternehmen sind in den letzten Wochen aufgrund der derzeitigen Geschehnisse bereits auf eine Home Office Kultur umgestiegen oder befinden sich in der Transformation. Somit spielen natürlich auch Online Meetings eine besonders grosse Rolle im heutigen Arbeitsalltag. Und das gilt sowohl für die interne Kommunikation, als auch für den Kontakt mit den Kunden und Business Partnern. Sind die Meetings allerdings nicht professionell und effektiv gestaltet, so werden Arbeitsprozesse enorm gehemmt und viel Zeit und Energie geraubt. Deswegen haben wir uns dazu entschlossen, einige wichtige Tipps und Tricks mit Ihnen zu teilen, um ihre Video Meetings zu optimieren.

1. Die Teilnehmerzahl beachten

Eine typische Videokonferenz zählt zwischen 2-25 Teilnehmer. Je grösser die Runde, desto zähflüssiger läuft das Ganze ab. Das gilt generell auch für traditionelle Office Meetings, allerdings wird es nochmal ein wenig komplizierter, wenn man sich nicht in einem Raum befindet und nicht direkt per Augenkontakt interagiert, sondern in eine Kamera blickt. Ein Meeting mit zu vielen Teilnehmern kann daher schnell unorganisiert und chaotisch ablaufen. Und bei einem Meeting unter 2 Teilnehmern … nun ja …muss ich das spezialisieren? Analysieren Sie genau, welchen Zweck das Meeting erfüllt, ob das gesamte Team anwesend sein muss oder ob es Sinn macht Gruppen zu bilden.

2. Einen Moderator bestimmen

Obwohl auch in regulären Meetings meistens eine Person, wie beispielsweise der Projektmanager, das Meeting leitet, gibt es dort mehr Spielraum für spontane Ideenäusserung und Brainstorming. In Online Meetings kann aber eine fehlende Struktur dazu führen, dass Ideen überhört werden oder ruhige Mitarbeiter gar nicht zu Wort kommen. Wir empfehlen daher einen Moderator für das jeweilige Meeting zu bestimmen, der die Gruppendynamik im Auge behält und die Konversation leitet.

3. Technische Rahmenbedingungen prüfen

Hier ein Einblick in eine kurze Standardprozedur bei jedem Meeting:

Person 1: “Hallo? Hallo…? Hören Sie mich?”

Person 2: “Halloooo…? Ich seh Sie, aber ohne Ton?”

Person 1: Hm komisch, ich glaube er hört mich nicht. “Halloooo… hören Sie mich?”

Und so wird das Meeting erstmal unterbrochen.

Jetzt stellen Sie sich dieses Szenario mit 20 Personen vor. Produktivität sieht ganz anders aus!

Stellen Sie daher sicher, dass alle Mitarbeiter ein gutes Mikrofon, eine Kamera sowie eine Highspeed Internetverbindung und ggf. ein Headset zur Verfügung haben. Schlechte technische Bedingungen können die Besprechung des gesamten Teams hemmen. Schliessen Sie, wenn möglich, auch alle unnötigen Online-Tabs für das Video Meeting, um die Verbindung nicht unnötig zu verlangsamen. All diese Schritte sollten Sie Ihrem Team vor dem ersten Meeting ausführlich erklären, damit es auch bestens vorbereitet ist.

4. Etiquette beachten

Back to school – so lautet jetzt das Motto! Erinnern Sie sich an die guten alten Schulbank-Zeiten, in denen wir uns schön und brav melden mussten, um zu Wort zu kommen? Irgendwie ist diese Etiquette über die Jahre hinweg verloren gegangen. Gerade in Online Meetings sollten wir ruhig die guten alten Schulregeln integrieren, denn eine gehobene Hand, um spontane Ideen ausdrücken, hilft den Kommunikationsfluss nicht unnötig zu unterbrechen.

Vergessen Sie ausserdem nicht, dass eine gute Kommunikation auf Augenkontakt basiert. Ich weiss, der Augenkontakt gestaltet sich schwierig wenn man sich letztendlich mit einer Kamera unterhält. Als natürliche Reaktion versuchen wir Menschen automatisch den Augenkontakt zu suchen. Und der Augenkontakt bei einem Online Meeting ist nun mal das Gesicht des Kollegen auf dem Bildschirm. Versuchen Sie aber bewusst darauf zu achten, dass (wenn Sie gerade die Sprecherrolle übernehmen) der Blick in die Linse geht und nicht auf den Bildschirm. Eine Führungskraft, die aus Mitarbeitersicht ständig an den unteren Bildschirmrand start, macht einen etwas hoffnungslosen und unprofessionellen Eindruck.

5. Zeit für soziale Kontakte

Online Face- to-Face Meetings sind nicht nur wichtig, um mit dem Team das Projekt genau zu besprechen, eine Insolvenz oder sonstige herzensbrechende News bekanntzugeben, die sich schriftlich nur schwer in Worte fassen lassen.

Das Besondere an Online Meetings ist, dass sie den sozialen Kontakt, der sonst im Hoffe Office weitgehend ausfällt, ermöglichen. Nehmen Sie sich deswegen vor jeder Besprechung einige Minuten Zeit, um sich mit dem Team auf gleicher Augenhöhe privater auszutauschen. Wir haben auch bereits in unserem online Guide die Idee zu virtuellen Feierabend-Hangouts geteilt  – so kann man die sozialen Kontakte weiterhin pflegen und das Gemeinschaftsgefühl trotz Entfernung fördern.

6. Die passende Plattform finden

Es gibt eine Reihe von Plattformen, die Videokonferenzen ermöglichen. Einige bekannte Tools sind Google Hangout, Whereby, Slack Video, Skype, Zoom. Online Meetings ermöglichen ausserdem Notizen in Echtzeit mit dem gesamten Team zu teilen. Hierfür können Sie beispielsweise Google Docs oder Miro verwenden. Letztendlich spielt es keine Rolle für welches Tool Sie sich entscheiden, da sie alle relativ ähnlich in der Handhabung sind. Zerbrechen Sie sich deswegen damit nicht zu viel den Kopf.

7. Vorbereitung ist das A und O

Unabhängig davon ob regelmässige Update Calls oder ein Projektmeeting, jeder sollte sich vorher ein wenig Gedanken gemacht und Notizen sowie Fragen vorbereitet haben. So garantieren Sie, dass das Meeting möglichst reibungslos abläuft und wichtige Details nicht vergessen werden. Setzen Sie klare Ziele, Erwartungen sowie Richtlinien für das Online Meeting bereits im Voraus. Je nach Umfang des Meetings, bietet  sich die Erstellung einer Agenda an, die Sie dem Team bereits im Vorfeld zur Verfügung stellen. Vergessen Sie ausserdem nicht das Meeting wie gewöhnlich zu protokollieren, um alle wichtigen Beschlüsse festzuhalten.

8. Teilnehmer aktivieren

Sehr oft hört man, dass Führungskräfte das Gefühl haben ins Leere zu sprechen und vom Team weder Feedback noch Antworten zu erhalten. Dann lassen Sie mich eines sagen: Das Problem liegt grösstenteils an der Führungskraft selber. Als Führungskraft hat man die Aufgabe das Team zu motivieren und aktiv in das Unternehmensgeschehen einzubeziehen. Mit einem guten Leader, wird auch das Team aktiv. Mit einem langweiligen oder inkompetenten wiederum, wird sich keiner darum scheren aktiv mitzumachen. Dasselbe gilt genauso für das traditionelle Office Environment, nur wird es alles nochmal komplizierter wenn zwischen Ihnen und dem Publikum viele Kilometer und ein Interface liegen.

Anstatt sich auf die eigene Botschaft zu fokussieren, ist es daher insbesondere beim Video Meeting wichtig, einen Dialog und Raum für Brainstorming zu schaffen sowie immer offen für Fragen zu sein. Bereiten Sie das Online Meeting deswegen gut vor und überlegen Sie sich Strategien, die das Team bestmöglich in die Konversation integrieren.

Fazit

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmens-kommunikation  und sollten daher auch im Remote Work nicht vernachlässigt werden. Falls nicht alles sofort glatt läuft, nicht die Flinte ins Korn werfen. Online Meetings sind zwar eine gewisse Umstellung zu traditionellen Office Meetings, aber dennoch keine Rocket-Science. Wichtig ist bei solchen Transformationen als Team zusammenzuhalten und step by step dazu zu lernen sowie für Fragen stets offen zu sein. Das erste online Meeting mag vielleicht noch ein wenig zäh ablaufen, aber mit ein wenig Übung und Motivation wird sich auch da schnell eine Routine einspielen.

Obwohl die Kraft eines persönlichen Kontaktes nur schwer ersetzbar ist, wird Ihr Team schnell realisieren, dass Online Meetings sogar einige Vorteile mit sich bringen. Ich sag nur “Bad hair day” und “Jogginghose”  – those who know, know. 😉

In diesem Sinne, gutes Gelingen! Sie möchten mehr zum Thema Remote Work erfahren? Dann schauen Sie auf unserem letzten Artikel vorbei oder kontaktieren Sie uns gerne.