Digitalisierung der internen Kommunikation

Eine WhatsApp Nachricht hier. Eine kurzer Tweet dort. Dazwischen wird noch schnell eine E-mail oder eine Sprachnachricht verschickt. Es ist kein Geheimnis mehr, dass sich die Art, wie wir heute miteinander kommunizieren verändert hat. Was im privaten Alltag abläuft, gilt gleichermassen für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Die Digitalisierung der internen Kommunikation kennt keinen Halt mehr. Die durch die Corona-Krise begünstige radikale Umstellung auf die remote Arbeitskultur hat diese Entwicklung auch noch beschleunigt. Wie sieht die Digitalisierung der internen Kommunikation genau aus? Welche Herausforderungen sind zu meistern? Auf was ist zu achten?

Was ist die interne Kommunikation?

Die interne Kommunikation. Ein etwas leidiges Thema. Sie ist nämlich ein wenig das schüchterne Aschenputtel, das links liegen gelassen wird, während die böse Stiefschwester, die externe Kommunikation, die volle Aufmerksamkeit erhält. Dabei wird vielen Unternehmen nicht bewusst, dass sich hinter der internen Kommunikation ein wahres Prinzesschen verbirgt und sie entscheidend für den Unternehmenserfolg ist. Die interne Kommunikation bezieht sich auf die Kommunikation innerhalb des Unternehmens – also zwischen Managern, Mitarbeitern und Kollegen.

Neben dem Informationsaustausch, dient sie vor allem auch der Mitarbeitermotivation und dem Aufbau einer Unternehmenskultur. Insbesondere in Zeiten grosser Unsicherheit hilft eine transparente interne Kommunikation, Missverständnisse zu eliminieren, den Teamspirit aufrecht zu erhalten sowie mehr Verständnis bei dem Team für Veränderungen und Neuerungen zu erlangen.

Die interne Kommunikation wird digital

Die Digitalisierung hat die interne Kommunikation enorm verändert. Zum einen werden wir durch die digitalen Medien so sehr mit Informationen überflutet, dass es zunehmend schwierig wird einen Überblick zu den wichtigen Informationen zu erhalten und die Mitarbeiter gezielt zu informieren. Auf der anderen Seite steigen, insbesondere bei der jüngeren Generation, die Ansprüche auf digitale Tools und Medien, die innerhalb des Unternehmens adaptiert werden müssen.

Eigentlich ermöglicht die Digitalisierung eine schnellere und effizientere Informationsverbreitung – zumindest, wenn sie richtig gestaltet ist. Und hier liegt oft das grosse Problem: Viele Unternehmen haben die Digitalisierung schlichtweg verschlafen. Und das hat sich besonders in Zeiten der Coronakrise deutlich gemacht.

Digitale Interne Kommunikation heute

Der klassische Austausch von Informationen in Konferenzräumen, im Büro oder per schwarzes Brett ist nicht mehr ganz gang und gäbe. Neben verschiedenen neuen Tools und Messenger-Optionen im Büro, hat sich, insbesondere in diesem Jahr, die Home-Office Kultur durchgesetzt. Und das hat der internen Kommunikation nochmal einen weiteren Stoss in Richtung Digitalisierung gegeben. Folgende digitale Kanäle werden zum Bestandteil der internen Kommunikation:

• Social Intranet: Ein geschlossenes Computernetzwerk, in welchem Mitarbeiter unternehmensbezogene Neuigkeiten und Informationen erhalten. Gleichzeitig bieten sich verschiedene Optionen für die Zusammenarbeit an. Ein Social Intranet ermöglicht mehr Transparenz und eine einfachere Kommunikation.

• Wikis: Die Alternative zum Social Intranet dient vor allem als Wissensmanagement Plattform.

• Messenger Apps wie zB. Slack oder Telegram werden sowohl als Teil eines Social Intranets, als auch als Einzellösung eingesetzt, um mit  den Mitarbeitern schnell, in Echtzeit und über verschiedene Abteilungen hinweg zu kommunizieren.

• Email-Newsletter werden insbesondere in grossen Unternehmen eingesetzt, um die Mitarbeiter über monatliche Updates zu informieren.

• (online) Mitarbeiterzeitschriften sind die etwas kostspielige Variante zu den social Intranets und werden insbesondere von Unternehmen mit genügend Ressourcen und breitem Themenspektrum verwendet.

Warum digitale Kommunikation so wichtig ist

Die HR Abteilung weiss nicht, was im Finance abläuft. Das Marketingteam will wiederum von den Finanzen nichts wissen. Der Praktikant am anderen Ende des Büros wird nur über die neuesten Kaffeesorten informiert. Klingt nach einem etwas übertriebenen Beispiel, entspricht aber leider der oft mageren Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Die Fähigkeit unternehmensintern effektiv zu kommunizieren, und zwar mit allen Teammitgliedern und allen Departments, ist für den Unternehmenserfolg unabdingbar. Die digitalen Kanäle spielen dabei eine sehr wichtige Rolle.

Digitale Kanäle helfen es, die Kommunikationslücke zwischen den Abteilungen zu schliessen und schnell sowie in Echtzeit zu kommunizieren. Dies ist vor allem im schnelllebigen Zeitalter relevant, um das Team mit aktuellen Nachrichten zu erreichen.

Neben der schnellen Informationsvermittlung spielen digitale Kanäle aber auch eine ganze andere Rolle: Die des Employer Brandings. Die jüngere Generation ist mit digitalen Medien aufgewachsen. Der Umstieg auf digitalisierte Arbeitsprozesse ermöglicht daher vor allem auch die Gewinnung neuer, jüngerer Fachkräfte.

Digitalisierung der internen Kommunikation: Wie kommuniziere ich richtig?

Wie gelingt nun die interne Kommunikation im Rahmen der Digitalisierung? Eigentlich klingt alles einfach. Schliesslich funktioniert die digitale Kommunikation schneller und unkomplizierter – zumindest ist so das Ziel. Sie stellt aber viele Unternehmen vor grosse Herausforderungen. Bereits ohne Science Fiction Tools, ist die interne Kommunikation eine grosse Schwachstelle in den Unternehmen. Es wird zu wenig, falsch oder schlichtweg gar nicht kommuniziert. “Das interessiert das Team nicht” oder “haben die bestimmt schon mitbekommen” sind nur einige Aussagen, die ich im Laufe der letzten Jahre gehört habe. Oder man verfrachtet gleich die gesamte Unternehmenskommunikation auf das, privat intensiv genutzte, Whatsapp. Ist ja schliesslich auch ein digitales Tool. Ruhezeiten brauchen die Mitarbeiter nicht, am besten gleich 24/7 bombardieren. So funktioniert aber interne Kommunikation nicht. Also, wie schaut eine effektive interne Kommunikation im digitalen Zeitalter aus?

Strategie

Die wohl grösste Herausforderung von Unternehmen ist die grosse Vielfalt an digitalen Tools. Die verschiedenen Kommunikationskanäle müssen gut in den individuellen Arbeitsalltag integriert werden. Die ausgewählten Tools sollten strukturiert und gezielt eingesetzt werden. Bei zu vielen Kommunikationskanälen wird der Mitarbeiter schnell überfordert. Informationen kommen nicht mehr an und es entwickelt sich eine ablehnende Haltung gegenüber digitaler Veränderungen.

Bei Messenger Tools ist es ausserdem wichtig, auf Apps zu setzen, die eine klare Abgrenzung zwischen dem beruflichen und privaten Alltag ermöglichen. Eine Vermischung wird langfristig auf viel Unzufriedenheit und Überforderung stossen.

Auf Trends achten

Wie bereits kurz erwähnt, es ist ein grosses Problem, dass viele Unternehmen die digitale Transformation schlichtweg verschlafen. Im digitalen Zeitalter gibt es konstante Änderungen und man sollte immer auf der Ausschau nach neuen Kanälen sein, die es ermöglichen, die interne Kommunikation zu optimieren.

Das Team einbeziehen

Eine Transformation in Richtung Digitalisierung gelingt nur, wenn alle am selben Strang ziehen. Hierfür muss ein offener Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern herrschen. Mitarbeiter müssen begeistert und motiviert werden, um von den klassischen Normen und Strukturen loslassen zu können. Dies gelingt nur durch agile und innovative Methoden wie z.B Design Thinking.

Technische Voraussetzungen

Eine digitale Kommunikation muss zwei wesentliche Faktoren erfüllen: Sicherheit und Zugänglichkeit. Hierfür ist es wichtig, dass Unternehmen immer mehr auf VPN Lösungen setzen.

Gespräche und der schriftliche Informationsaustausch müssen intern bleiben. Gleichzeitig müssen alle Apps und Programme vom Smartphone und Desktop für alle Mitarbeiter gleichermassen zugänglich sein.

Das persönliche Gespräch

Digitale Kommunikation heisst nicht, dass klassische Grundzüge der Kommunikation wegfallen sollen. Digitale Kommunikation hin oder her, nichts wird die Kraft eines persönlichen Gesprächs ersetzen. Und dies sollte man sich auch im heutigen Zeitalter klarmachen. Egal ob Home-Office oder klassisch im Büro, regelmässige Face to Face Gespräche sollten (wenigstens per Video-Call) stattfinden. Nur so lässt sich eine langfristige Beziehung mit dem Team aufbauen.

Lob und Feedback

Unsere Kommunikation wird schneller und keiner hat Zeit. Gerade schriftlich wird deswegen sehr vage kommuniziert. Nicht nur, dass es so zu vielen Missverständnissen kommt. Viele Führungskräfte sind sich wohl zu scheu geworden, um dem Mitarbeiter auch mal ein gutes Wort zukommen zulassen. Ein wenig positive und dankende Worte tragen allerdings entscheidend zur Mitarbeitermotivation bei.

Fazit

Die Digitalisierung hat die interne Kommunikation auf ganz unterschiedliche Weise verändert. Auf der einen Seite ermöglicht sie einen schnelleren und effizienteren Informationsaustausch, bessere Kollaborationsmöglichkeiten und Employer Branding. Auf der anderen Seite stellt sie uns vor die Herausforderung mit dieser Veränderung richtig umzugehen. Entscheidend ist, sich auf diesen digitalen Wandel einzulassen und eine effiziente Kommunikationsstrategie zu entwickeln und sich nicht rigoros auf alle möglichen digitalen Plattformen zu stürzen. Gleichzeitig sollte das persönliche Gespräch nicht zu kurz kommen. Welche Chance oder Herausforderungen sehen Sie in der internen Kommunikation? Schreiben Sie uns Ihre Meinung