Digitale Tools für die Mitarbeiterkommunikation

Die interne Kommunikation hat sich insbesondere dieses Jahr stark verändert. Unternehmen mussten sich plötzlich für das Home-Office rüsten, das Team digital managen, Projekte online verwalten. Es war ein Jahr, in dem sich gezeigt hat, wie wichtig eine etablierte digitale Mitarbeiterkommunikation ist. Unternehmen, die den Trend bereits vor Jahren erkannt hatten, haben es geschafft in einer Krisensituation die Unternehmenskultur und den Teamspirit aufrechtzuerhalten. Und die anderen? Bei digitaler Kommunikation denken viele auschliesslich an das Instant Messaging, wie wir es z.B. von WhatsApp kennen. Obwohl Messenger Tools in der internen Kommunikation auch eine essenzielle Rolle spielen, gibt es noch weitaus mehr Möglichkeiten, um mit den Mitarbeitenden effektiv zu kommunizieren. Welche digitalen Tools  hierfür infrage kommen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Warum sind digitale Tools für die Mitarbeiterkommunikation so wichtig?

Eine effektive interne Kommunikation ist absolut unabdingbar. Nicht nur für die Informationsvermittlung, sondern vor allem auch für den Aufbau einer Unternehmenskultur, dem Gemeinschaftsgefühl und für die Förderung des Mitarbeiterengagements. Digitale Tools spielen dabei in der Mitarbeiterkommunikation eine wichtige Rolle. Sie ermöglichen es, die Kommunikationslücke zwischen den Abteilungen zu schliessen, bieten eine Informationsvermittlung in Echtzeit und fördern den Aufbau einer vertrauensvollen Mitarbeiterbeziehung ganz unabhängig vom Standort. So viel zu den Basics. Welche Möglichkeiten haben Sie nun, um eine effektive interne Kommunikation über die digitalen Kanäle zu etablieren?

Tools für die digitale Mitarbeiterkommunikation

Interaktive Plattformen

Interaktive Plattformen können entweder Teil der Webseite sein oder als eigenständiges Portal fungieren. Das bekannteste Format ist hierbei das Intranet, eine Art digitale Sammelstelle für verschiedene Kommunikationsbereiche – vom Informationsaustausch über die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder der Bereitstellung von Medien. Durch die Automatisierung von Prozessen und Funktionen lassen sich Kosten minimieren und die Effektivität und Produktivität erhöhen.

Aber interaktive Plattformen können auch als internes soziales Netzwerk dienen, um eine stärkere Community zwischen den Mitarbeitenden aufzubauen. Ein Beispiel hierfür wäre das Tool Jostle. Sie bezeichnen sich selbst als “People Engagement Plattform” und bieten u.a. einen Newsfeed im Blog-Stil sowie einen “shout-out”-Bereich, um Mitarbeiter zu loben.

Digitale Beschilderung

Das ist eher eine passive Form der internen Kommunikation, die aber im modernen Arbeitsplatz zu einem immer wichtigeren Bestandteil des Unternehmens wird. Im Alltag begegnen Sie diesen digitalen Tafeln ständig: auf der Strasse, im Geschäft, sogar in Arztpraxen. Überall werden Konsumenten in Form von digitaler Werbung adressiert. Macht auch Sinn, es ist schliesslich kosteneffizienter und wirkt ansprechender als Printwerbung. Ausserdem lassen sich digitale Beschilderungen einfacher aktualisieren.

Was extern geht, funktioniert auch intern. Innerhalb der Unternehmenskommunikation sind sie vielseitige Hilfsmittel, um Updates anschaulich zu präsentieren und mit den Mitarbeitern zu interagieren. Auch bei bevorstehenden Kampagnen können digitale Beschilderungen hilfreich sein, um die Reichweite der internen Kommunikation zu erhöhen.

Instant Messaging

Natürlich dürfen Instant Messaging Tools in unserem Post nicht fehlen. Messaging Tools sind wichtig, um über kurzfristige Updates die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Gleichzeitig ermöglichen sie meist eine etwas lockerere Kommunikationsart mit dem Team, als z.B. die E-Mail, bei der die Anrede, der Betreff oder eine Grussformel fester Bestandteil sind.

Auch Gruppendiskussionen lassen sich so einfacher und schneller gestalten. Ein oft intern verwendetes Tool ist z.B. Slack. Hier lassen sich Nachrichten sowohl privat verfassen, aber auch spezielle Threads je nach Themengebiet erstellen. Wir bei Cleverclip kommunizieren auf Basecamp, einer Projektmanagement-Lösung mit integriertem Instant-Messaging. Es lassen sich öffentliche Themen verfassen, private “Pings” erstellen oder eben auch Gruppennachrichten.

Kollaborationstools

Insbesondere durch die remote Arbeitskultur haben Kollaborationstools eine immer grössere Bedeutung in der Mitarbeiterkommunikation gewonnen. Diese eignen sich insbesondere für die gemeinsame Projektarbeit, aber auch um Fortschritte zu erfassen und sich mit dem Team intern auszutauschen.

Der Klassiker hierfür wäre Google Doc, eine cloudbasierte Plattform, die eine Kollaboration in Echtzeit ermöglicht. Sie ist kostenfrei und bietet eine breite Palette an unterschiedlichen Formaten, darunter Spreadsheets, Präsentationen und Dokumenten. Weitere Tools wären u.a. Miro, Trello, Stackfield, Dropbox Paper oder Monday.

Zu den weiteren Tools gehört auch Lucidspark. Das cloudbasierte virtuelle Whiteboard bietet eine unbegrenzte Arbeitsfläche für Brainstorming, Ideenfindung und Zusammenarbeit. Dabei können Teams in Echtzeit oder asynchron mit dem Tool arbeiten. Mit dem Filtersystem für Notizen und Kommentare können Entscheidungsträgern genau die Informationen präsentiert werden, die relevant sind.

Team-Bonding Tools

Interne Kommunikation beinhaltet nicht nur die Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitenden. Die Kommunikation zwischen jedem einzelnen Mitglied ist wichtig, um den Teamspirit und die Unternehmenskultur aufzubauen. Genau hier kommen Team-Bonding Tools ins Spiel. Solche Tools sind insbesondere für remote Unternehmen relevant, um den “Watercooler-Effekt” aufrechtzuerhalten. Ein hierfür populäres Tool wäre Donut, welches das Mitarbeiterengagement und die interne Kommunikation fördert, aber auch gemeinsame online “Hang-outs” ermöglicht.

Video Chat Tools

Mit Corona ist auch “Zoom” zu einem Buzzword geworden – die Videoplattform, die unbekleidete Ehefrauen von Unternehmenschefs und die wohl kitschigsten und unordentlichsten Zimmer unserer Gesellschaft gezeigt hat. Spass beiseite, Video-Tools sind wichtig, um insbesondere im Home-Office den persönlichen Kontakt mit den Mitarbeitenden zu gewährleisten und komplexere Themen zu kommunizieren. Aber nicht nur remote Unternehmen können von Video-Tools profitieren. So können auch internationale Meetings per Video ablaufen, um nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch die Umwelt zu schonen. Zoom ist eine der bekanntesten Plattformen, allerdings gibt es eine Reihe weiterer, z.B. Google Hangout, Skype oder Whereby.

Fazit

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl digitaler Tools für eine effektive Mitarbeiterkommunikation. Welches Tool Sie verwenden sollten, richtet sich ganz nach Ihrem Unternehmen. Grössere Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden werden beispielsweise andere Tools brauchen, als kleine Start-ups. Auch sollten verschiedene Tools für unterschiedliche Zwecke verwendet werden. Wie bereits vorher erwähnt, dienen beispielsweise Messenger Tools der schnellen Informationsvermittlung. Ist Ihr Unternehmen überwiegend remote unterwegs, lohnt es sich definitiv Team-Bonding Tools zu integrieren, um den Teamspirit auch online zu stärken.

Übrigens, wir haben vor einigen Monaten eine detaillierte Übersicht mit über 300 Remote Work Tools erstellt. Da sollte für alle Bedürfnisse etwas dabei sein ;). Sie sind von der Digitalisierung der internen Kommunikation noch nicht ganz überzeugt? Dann schnell auf zu diesem Artikel.