Die digitale interne Kommunikation umdenken 

Die digitale interne Kommunikation im “New Normal”

Die interne Kommunikation geht weit über das einfache Sprechen und Schreiben mit den Mitarbeitern hinaus. Sie ist die Basis für die Mitarbeiterführung, das Mitarbeiterengagement und letztendlich der Grundstein für eine starke Unternehmenskultur. Wie genau sieht das alles im “New Normal” aus? Plötzlich fehlte das persönliche Meeting, der alltägliche Kaffeeklatsch, die Ping-Pong Spiele in der Pause. Es wurde nur noch schriftlich kommuniziert und Zoom wurde zum wichtigsten Kommunikationstool. Corona hat die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Aber eigentlich hat die Pandemie nur zum Ausdruck gebracht, dass die digitale interne Kommunikation in den meisten Unternehmen nicht richtig etabliert war.

Wenn Sie auf Mitarbeiterengagement und langfristigen Unternehmenserfolg setzen, sollte Ihre digitale interne Kommunikation über das ein wenig “Texten” und “Mailen” hinausgehen. Ein Umdenken muss erfolgen. Welche Punkte hierbei zu berücksichtigen sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Echtzeit währt am Längsten

Wir befinden uns in einem schnelllebigen Zeitalter mit rasanten Veränderungen. Der heutige Arbeitsmarkt, der überwiegend aus Millennials und der Generation Z besteht, ist mit technologischen Tools im privaten Alltag aufgewachsen. Alles muss schnell gehen. Wir haben keine Zeit. Wir sind ungeduldig und wollen sofortige Ergebnisse. Wieso sollte es auf der Arbeit anders sein?

Echtzeit-Kommunikation mit Hilfe von Instant Messaging ist in der Tat kein neues Phänomen. Jedoch ist nach wie vor, insbesondere bei traditionellen Unternehmen, viel zu häufig die E-Mail der wichtigste interne Kommunikationskanal. Heute müssen Nachrichten allerdings kurz und präzise sein und Updates in Echtzeit erfolgen. Das wird zumindest von der modernen Arbeitskraft erwartet, vor allem während einer Krise. Steigen Sie daher auf interne Kommunikationskanäle um, die genau das ermöglichen. Kleine Bemerkung am Rande: Bitte nicht das (oft) privat genutzte WhatsApp. Das Team soll auch gezielte Ruhezeiten von den Unternehmensnachrichten haben.

Integration von Video Content

Videos sind absolute Powertools in der externen Kommunikation mit Kunden. Aber wie sieht es intern aus? Auch da sollte Video-Content in Zukunft durchaus öfters eingesetzt werden, um Abwechslung in die interne Kommunikation zu bringen. Es eignen sich auch eine Vielzahl an Video-Formaten. Für bestimmte Routine Vorgänge, wie beispielsweise Onboarding-Prozesse oder die Mitarbeiterschulung lassen sich idealerweise Erklärvideos erstellen. Kurze erklärende Clips sind die ideale Möglichkeit, um bestimmte Prozesse auf unterhaltsame Weise und leicht verständlich zu erklären.

Aber auch ganz einfache Company-Updates können in einem persönlich gefilmten Video geteilt werden. Dies sollte vor allem in einer remote Arbeitskultur fester Bestandteil der internen Kommunikation werden. Und trotzdem senden viele Unternehmen lieber einen unendlich langen internen Newsletter. Das Problem? Lange Texte werden oftmals lieber überflogen und wichtige Company Details erreichen die Mitarbeitenden nicht. Vergessen Sie nicht, dass neben Ihrem Newsletter, die Mitarbeitenden über den Tag hinweg auch andere E-Mails lesen. Video-Content wirkt ansprechender und persönlicher. Selbst für kürzere Updates.

Wir bei Cleverclip beispielsweise, filmen regelmässig Loom-Videos, wenn wir einem anderen Mitarbeitenden etwas genauer erklären möchten. Die Videos sind oft nur eine Minute lang, helfen aber einen bestimmten Prozess viel effizienter und persönlicher zu erklären. Also, für eine wirklich effizientere digitale interne Kommunikation sollten Videos an der Tagesordnung stehen.

Anpassung an die Home-Office Kultur

Ich persönlich bin fast schon enttäuscht, dass nach einem solchen Jahr (und in dem sich die remote Kultur als durchaus positiv erwiesen hat) doch noch viel zu viel Resistenz diesbezüglich herrscht. Gerade grössere Unternehmen haben, sobald die Möglichkeit wieder da war, prompt auf das gewöhnliche Büroleben umgestellt. Warum eigentlich? Ist es die Angst vor dem Kontrollverlust?

Home-Office funktioniert. Remote work funktioniert. Unterschiedliche Zeitzonen funktionieren (je nach Aufgabenbereich selbstverständlich). Fakt ist, jetzt ist die Zeit gekommen sich auf diese Veränderung einzulassen, sie zu akzeptieren und die interne Kommunikation bestmöglich darauf ausrichten. Gerade die jüngere Generation, die die Zukunft des Arbeitsmarkts bildet, hat gelernt digital zu lernen und zu arbeiten. Immer mehr Arbeitskräfte werden sich diese “work from anywhere”-Kultur wünschen. Diese Möglichkeit sollten Sie auch anbieten, um die besten Talente anzulocken.

Anstatt der Home-Office-Kultur mit Unbehagen entgegenzublicken, fokussieren Sie sich lieber nach Möglichkeiten zu suchen, um maximale Produktivität zu erreichen.

Steigen Sie auf Apps und Kanäle um, die eine standortübergreifende Kommunikation bieten. Falls Sie mehr Tipps und Trick für den Umstieg auf eine remote Arbeitskultur brauchen, schauen Sie gerne auf unserem Remote Work Guide vorbei.

Eine Company Culture etablieren

Der Punkt mag etwas konfus wirken, da ich vorher noch geschrieben habe, dass die interne Kommunikation die Basis für die Unternehmenskultur ist. Letztendlich gehen diese Punkte Hand in Hand. Ohne einer effizienten internen Kommunikation wird es keine Unternehmenskultur geben. Fehlt aber die Unternehmenskultur, so wird auch kein Mitarbeitender motiviert sein, intern effektiv zu kommunizieren.

Die Millennials und Gen Z möchten Unternehmen, die ihren Werten entsprechen und mit denen sie sich identifizieren können. Viele Unternehmen leben eine durchaus ausgeprägte Unternehmenskultur – am Standort. Was passiert aber digital?

Die gesamte Unternehmenskultur sollte in die digitale interne Kommunikation integriert werden. Dabei geht es um weitaus mehr, als nur ein paar leere Worte. Die Unternehmenswerte, der Teamspirit und das Gemeinschaftsgefühl müssen über verschiedene Kanäle hinweg transportiert werden. Es kann nicht sein, dass das Fehlen einer Tischtennisplatte oder des Obstkorbs zu einem Schwund der Unternehmenskultur führen. Kreieren Sie Chaträume, in denen sich die Mitarbeitenden auch über nicht arbeitsbezogene Themen austauschen können.

Und das allerwichtigste: Alle Mitarbeiter sind Botschafter der Marke und das sollte so kommuniziert werden. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zur Teilnahme und Austausch von Gesprächen, geben Sie Ihnen die Möglichkeit Content zu erstellen, den sie gerne auch extern teilen möchten. Oft können beispielsweise interne Social Media Gruppen effektiv sein, da sie durch “Likes” und “Shares”viel Raum für Engagement bieten.

Wertschätzung und Feedback

Ein grosses Problem, welches ich häufig in der digitalen Kommunikation sehe, ist der Verzicht auf aufmunternde Worte und Lob. Digital kommunizieren heisst nicht, dass wir alle zu gefühllosen Robotern werden. Ja, digitale Kommunikation erfolgt schneller, oft deswegen auch kürzer. Aber jeder Mensch möchte auch positive Worte hören und wissen, dass die Arbeit geschätzt wird. Das fällt leider oft weg. Ich beziehe mich jetzt gerade gar nicht unbedingt auf ausführliche Feedback Gespräche (*ehm*, auch diese werden oft vergessen).

Es geht um die kleinen Dinge, wie z.B. einen positiven Kommentar zu einem Beitrag, eine kurze dankende Nachricht, ein Emoji etc. Warum ist das so relevant? Lob und positives Feedback sind eine wichtige Basis für die Motivation. Gerade in der digitalen internen Kommunikation entfallen aber oft Mimik und Gestik. Dadurch steht der Mitarbeitende mit seiner eigenen Leistung im Ungewiss. Selbst in einem Videocall werden Mimik und Gestik nur teilweise transportiert. Sie kennen es doch selbst: Verzögerung durch WLAN, dann schauen wir in die Kamera und sind uns eigentlich gar nicht genau bewusst, welches Gesicht die Person am anderen Ende des Interfaces zieht. Also, für eine langfristig erfolgreiche interne Kommunikation, ruhig ein wenig loben! 😉

Fokus auf Employee Experience

Das Thema Employee Experience (auf dt. “Mitarbeitererfahrung”) habe ich bereits in einem früheren Blogpost angesprochen. Ähnlich wie bei der externen Kommunikation, die die Customer Experience im Fokus hält, spielt die Mitarbeitererfahrung eine sehr wichtige Rolle innerhalb des Unternehmens. Diese umfasst eine Vielzahl unterschiedlicher Bereiche – einen reibungslosen Onboarding Prozess, Routine-Aufgaben, To-Dos usw. Umfragen belegen, dass die Employee Experience auch in Zukunft als eine der Top Prioritäten gilt.

Gerade mit der digitalen Transformation haben Mitarbeiter in diesem Bereich immer höhere Ansprüche, um produktiver zu arbeiten, aber auch um sich digital mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen. Um uns weiterhin als innovatives und agiles Unternehmen zu repräsentieren, müssen wir in diesem Bereich die digitalen Möglichkeiten ausnutzen. Hier bietet sich z.B. die Integration interaktiver Inhalte oder Mitarbeiterportale, die neben den professionellen Aspekten auch eine soziale Erfahrung bieten.

Fazit: Digitale interne Kommunikation

Ich hoffe mittlerweile ist Ihnen bewusst geworden, dass die interne Kommunikation nicht nur ein wenig “Blabla” ist. 😉  Kein kurzer Tweet. Kein Post-it. Sie beinhaltet das Zusammenspiel unterschiedlicher Kanäle und die Integration und Vermittlung der Unternehmenskultur. Mit der veränderten Arbeitswelt und immer mehr technologischen Möglichkeiten müssen wir in der internen Kommunikation etwas umdenken.

Richtig gestaltet, stärkt die digitale interne Kommunikation die Produktivität, Motivation und das Engagement der Mitarbeiter und letztendlich die gesamte Zusammenarbeit im Unternehmen. Die interne Kommunikation ist der Grundstein Ihres Unternehmens. Versuchen Sie ein wenig über den Tellerrand hinauszuschauen, neue digitale Tools zu integrieren und seien Sie offen gegenüber technologischen Veränderungen.