Die 7 wichtigsten Remote Work Tools

Nach meinem letzten Blogpost zum Thema Remote Work gab es eine rege Diskussion. Manche unterstützten meine These, dass Remote Work wirklich produktiv macht. Andere hingegen waren sicher, dass es kaum mehr als eine Modeerscheinung ist, deren Haltbarkeitsdatum langsam aber sicher abläuft.
Ich bin der festen Überzeugung, dass ortsunababhängiges Arbeiten  funktioniert. Und ich möchte, dass immer mehr Menschen die Möglichkeit haben, so zu arbeiten. Deshalb stelle ich Ihnen heute 7 Remote Work Tools vor, die den Umstieg erleichtern und auch den Chef überzeugen.

Toggl

“Wenn ich zu Hause arbeite, verschwende ich meine Zeit mit unwichtigen Dingen.”

Das ist wohl eine der grössten Sorgen: Prokrastination. Doch dagegen hilft Toggl ungemein. Dabei ist es der virtuellen Stechuhr egal, ob Sie im Team oder alleine arbeiten. Sie können jede Tätigkeit einem Projekt zuordnen und einfach nur Start drücken, wenn es losgeht und Stopp, wenn Sie Pause machst. So sehen Sie jederzeit, wie lange Sie tatsächlich mit einer Aufgabe verbracht haben. Und wenn Sie während einer Aufgabe gedanklich abdriften, dann merkt Toggl das und fragt, ob Sie die Zeit zurücksetzen möchten.

Basecamp

“Die Kommunikation mit den Kollegen wird kompliziert und man muss viel mehr E-Mails schreiben.”

Auch diese Sorge kann ich nachvollziehen – und auch gleichzeitig entkräften. Bei Cleverclip nutzen wir einfach Basecamp. Und seither habe ich keine E-Mail mehr innerhalb des Unternehmens geschrieben. In Basecamp bekommt jedes Projekt seinen eigenen Ordner und darin werden alle Informationen, Nachrichten, Kurznachrichten und auch Dateien sowie Termine und Deadlines gesammelt. Unübersichtliche Kommunikation ist damit vergessen.

Miro

“Wenn ich mit meinen Kolleginnen und Kollegen nicht in einem Raum bin, können wir nicht brainstormen.”

Über die Effektivität von Brainstormings liesse sich wohl generell streiten. Auch Meetings dienen in der Regel eher dazu, Zeit zu verlieren, als produktiv was zu schaffen. Trotzdem können auch wir nicht auf die gemeinsame Arbeit am Whiteboard verzichten. Nur, dass unser Whiteboard “Miro” heisst und nicht in einem stickigen Meetingraum steht, sondern im Internet. Ansonsten funktioniert alles gleich. Sie können Post-its verwenden, Skizzen machen, schreiben oder Fotos anpinnen. Sie sehen sogar, wo die anderen gerade im virtuellen Raum sind. Und über die Anruf-Funktion können Sie auch direkt mit ihnen sprechen. Nachteil: Wenn jemand Kekse ins Meeting mitbringt, kann er diese nicht teilen …

Float

“Es ist kompliziert, Aufgaben zu delegieren, weil ich nicht einfach nachfragen kann, wer gerade freie Kapazitäten hat.”

Auch in diesem Spruch steckt ein Funken Wahrheit. Doch schon glimmt der Funken schwächer … und jetzt ist er erloschen. Dank Float weiss ich zu jeder Zeit, welche Aufgaben meine Kollegen gerade machen. Was sie morgen und übermorgen machen müssen und wie viele Stunden am Tag sie dafür eingeplant sind. Im Grunde habe ich einen noch viel besseren Überblick, als wenn ich mit ihnen in einem Büro sässe. Dann müsste ich jeden einzelnen fragen, was er gerade macht und ob er Zeit hat. Antwort: ungewiss.

Zoom

“Im Home-Office arbeitet man isoliert” – Jein. Natürlich verlangt die remote Arbeit viel Selbstständigkeit und man nicht direkt jemanden vor Ort. Aber mit den richtigen Tools, gibt es auch hierfür eine Lösung fürs Home-Office. Stichwort “Zoom”.
Zoom Meetings ist eine beliebte Cloud-basierte Video-Plattform, die sich vor allem durch die Benutzerfreundlichkeit sowie hohe HD-Video- und Audioqualität auszeichnet. Ausserdem bietet Zoom eine Reihe von Kollaborationstools wie zB. integrierte Chats und Screen Sharing. Man kann also einerseits wichtige bzw. Komplexere Themen leichter Face-to Face besprechen. Anderseits lassen sich aber auch gemeinsame Treffen wie zB. Kaffeepausen oder Feierabendbiere virtuell gestalten. Die perfekte Platform also, um mit Kollegen den sozialen Kontakt zu halten sowie Meetings erfolgreich online zu führen.

Loom

“Es kommt viel zu häufig zu Missverständnissen in der Kommunikation”. Durch die asynchrone und schriftliche Kommunikation, kann die remote Kommunikation tatsächlich zu einer Herausforderung werden. Es ist wichtig sich möglichst klar ausdrücken und keine zweideutigen Nachrichten zu verfassen. In bestimmen Fällen reicht aber eine schriftliche Kommunikation einfach nicht aus. Hierfür setzen wir alle auf “Loom.” Auf der Plattform lassen sich ganz einfach und kostenlos Videos und Screencasts erstellen. So kann man zB. einem Kollegen, der in einer ganz anderen Zeitzone sitzt, ganz leicht ein Tutorial zukommen lassen, welches er sich bei nächster Möglichkeit anschauen kann. So wird der Workflow nicht unnötig unterbrochen und Missverständnisse werden von Anfang an vermieden.

Google Drive

“Im Home Office verliert man schnell den Überblick”.  Egal ob Home-Office oder Büro, der Arbeitsplatz sollte aufgeräumt werden. Im Büro würde man vermutlich hunderte überfüllte Ordner im Regal stapeln. Fürs Home-Office wiederum gibt es “Google Drive” – eine Plattform, die eigentlich bereits in vielerlei Munde bekannt ist, aber in vielen Unternehmen doch nicht im vollen Potential genutzt wird. Google Drive bietet sich gut an, um Dokumente und Dateien im Homeoffice zu sammeln, organisieren und innerhalb eines Teams in Echtzeit zu teilen. So haben Sie alle wichtigen Dokumente an einem Ort sortiert und jederzeit von überall aus der Welt direkten Zugriff. Und das ganz ohne Papierkram! Also weniger Überblick im Home-Office? Wohl eher nicht!

1Password

“Der Datenschutz ist nicht gewährleistet”. Wieder so ein Mythos der Remote-Work Gegner. Mittlerweile hat sich die Technologie im IT Bereich so weit entwickelt, dass es wirklich viele Möglichkeiten gibt, um geschützt zu arbeiten. Cloud basierte Applications, Zwei-Faktoren Authentifizierung und virtuelle private Netzwerke (VPN) ermöglichen es, dass Informationen verschlüsselt und nicht an Unbefugte weitergegeben werden. Eine sinnvolle App, die wir in diesem Zusammenhang gerne betonen möchten ist 1Password. Hier lassen sich alle verschiedene Passwörter, Softwarelizenzen und andere vertrauliche Informationen in einem virtuellen Tresor speichern. Bei Programmstart wählen Sie ein sogenanntes “Master-Passwort” aus, welches Sie bitte aber nicht vergessen sollten. Mit diesem Zugangscode haben Sie anschliessend Zugriff auf alle hinterlegten Daten. 1Password basiert auf modernen Verschlüsselungsalgorithmen wie AES-256 und PBKDF2; die Kennwörter sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und verlassen somit das lokale Gerät nie.

Sie sehen also, es gibt kein Problem, für das es nicht auch ein Tool gibt. Welche Remote Work Tools benutzen Sie so um effizient zu arbeiten?

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