Bessere Kommunikation im Home Office mit den Mitarbeitern 

Home Office Kommunikation: Diese 8 Fehler sollten Sie vermeiden

Remote Work und Kommunikation gehen Hand in Hand. Ohne einer intensiven internen Kommunikation sind wir im Home Office nur alle individuelle Einzelgänger, die abgeschottet von der Aussenwelt an irgendwelchen separaten Aktivitäten arbeiten. Die Kommunikation wiederum vereint uns regional, national, international, global und macht uns zum Team. Zum Team, welches in Richtung gemeinsames Ziel arbeitet. Und aus diesem Grund ist die interne Kommunikation insbesondere im Home Office so wichtig.

Und um besser verstehen zu können wie gute remote Kommunikation aussehen sollte, ist es zunächst wichtig zu verstehen, wie diese nicht aussehen sollte. Here we go, 8 typische Fehler in der Home-Office Kommunikation, die zu vermeiden sind.

1. Nicht genug Klarheit schaffen

Wenn Sie dem Team eine bestimmte Anweisung geben, wissen Sie genau was Sie vom Team erwarten. Heisst aber nicht, dass das Team Ihre Botschaft auch genauso verstehen wird.

Im alltäglichen Office Life gestaltet sich dies um einiges einfacher, denn Mimik und Gestik tragen im entscheidenden Masse zur Kommunikation bei. Zusätzlich hat der Mitarbeiter die Möglichkeit eine direkte Gegenfrage zu stellen. Im Home-Office allerdings ist es umso wichtiger detaillierte Anweisungen zu erteilen und nicht zu erwarten, dass das Team zwischen den Zeilen lest. Stellen Sie deswegen auch bei jeder Projektarbeit sicher, dass die Rollenverteilung, das Ziel, der Zweck und Zeitrahmen sowie alle notwendigen Ressourcen klar und deutlich definiert sind.

Insbesondere in der schriftlichen Kommunikation kann jedes Satzzeichen und Wort der Nachricht eine ganz andere Bedeutung zuschreiben. Passen Sie deswegen Ihren Kommunikationsstil gezielt den Mitarbeitern an und lassen Sie keinen Raum für Falschinterpretationen.

2. Mangelnde Face-to-Face Kommunikation

Obwohl die schriftliche Kommunikation im Home Office die Effizienteste ist, kann nichts die Kraft eines persönlichen Gespräches ersetzen. Aus diesem Grund  sollte auf regelmässige Face-to-Face Gespräche auf keinen Fall verzichtet werden. Face-to-Face Kommunikation schafft einen Dialog und ermöglicht somit auch das, insbesondere komplexere Themen und Fragestellungen, detaillierter diskutiert und Missverständnisse vermieden werden können.

Gleichzeitig fördern Videokonferenzen den sozialen Kontakt, der sonst im Home Office weitgehend ausfällt. Organisieren Sie wöchentliche Team-updates, um auf der einen Seite einen besseren Überblick zu den Arbeitsprozessen zu erhalten, aber auch um aktiv das Gemeinschaftsgefühl zu fördern.

3. Zeitzonen und Arbeitszeiten nicht beachten

Wie schon in einem unserer letzten Beiträge erklärt, läuft der Grossteil der remote Kommunikation asynchron ab. Gerade wenn Sie Ihrem Team flexible Arbeitszeiten anbieten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, sollten Sie immer die jeweilige Zeit bei dem Mitarbeiter im Auge behalten, bevor Sie strikte Anweisungen erteilen.

Wann beginnt der Mitarbeiter zu arbeiten? Hat er vielleicht bereits Feierabend…? Obwohl man natürlich eine möglichst reaktionsschnelle Kommunikation adaptieren sollte, ist dies im Home Office schlichtweg nicht immer möglich.

Seien Sie auch bitte human, wenn Sie Videokonferenzen organisieren. Jeder motivierter Mitarbeiter wird in Krisenzeiten auch mal bereit sein ein Gespräch ausserhalb normaler Office Zeiten zu führen. Das sollte aber erstens, absolut nicht die Regel sein und zweitens, auch keine Selbstverständlichkeit. Wenn Sie also auf Grund des Zeitunterschiedes ein Gespräch auf 6 Uhr morgens oder Mitternacht legen müssen, stellen Sie vorher sicher, dass es den Mitarbeiter nicht zu sehr strapaziert und er damit eindeutig einverstanden ist. Remote Work heisst nämlich nicht 24/7 Bereitschaft.

4. Das Team nicht in online Meetings einbeziehen

Bei einem persönlichen Meeting gestalten sich Gespräche um einiges einfacher; das Team kann sich spontan äussern, um etwas in Echtzeit mitzuteilen. Bei online Meetings sieht das wiederum ein wenig anders aus: Viele Remote Mitarbeiter fühlen sich nicht wohl dabei den Sprecher unterbrechen zu müssen, um die eigenen Ideen zu teilen. Wenn Sie als Manager nicht die Möglichkeit geben das Team aktiv in die Konversation zu integrieren, riskieren Sie auf wichtige Inputs Ihrer Mitarbeiter zu verzichten. Wir haben daher bereits in unserem letzten Post betont, dass es enorm wichtig ist, sich vor einem Meeting genau zu überlegen, wie man das Team bestmöglich integrieren kann.

5. Keinen geregelten Standard setzen

Kurz zur Aufklärung: Remote Work heisst nicht, dass wir alle wie Höhlenmenschen ohne jeglichen sozialen Kontakten vereinsamen. Remote Work heisst nicht, dass wir nach ständigen 24/7 Schichten mental überlastet sind und mit Redbull durchs Leben schlendern. Remote Work heisst nicht, dass wir anstatt zu arbeiten den ganzen Tag Netflix streamen.

Und jetzt das grosse “ABER”: Sie müssen natürlich diese Standards auch an die Mitarbeiter kommunizieren und da eine ganz klare Linie halten.

Sie finden es nicht ok, wenn die Mitarbeiter unpünktlich zum Online Meeting erscheinen? Dann kommunizieren Sie es!

Sie betonen dem Mitarbeiter, dass eine geregelte Work-Life Balance Priorität hat, aber schicken dem Team kurz vor Feierabend Aufgaben, die dringend zu erledigen sind?

Gerade weil im Home Office sich die Arbeitszeiten flexibler gestalten lassen und man nicht direkten Überblick hat an welchen Aufgaben das Team gerade arbeitet, ist es umso wichtiger klare Standards darüber zu setzten, was in der Firma akzeptabel ist und was nicht. Und das von Tag 1 an. Von einer “Zickzack”-Strategie nach dem Motto “mal so, mal so”, sollten Sie die Finger lassen. Dafür haben wir bereits die Mandarine im weissen Haus.

Wenn Sie Ihre Erwartungshaltungen klar und deutlich definiert haben, wird das Team auch die Aufgaben verantwortungsbewusst erledigen. Dann müssen Sie auch nicht unnötig nachhaken und an Deadlines erinnern. Denn das setzt sowieso nur unter Druck und zeigt Ihr Misstrauen gegenüber dem Team.

6. Sich nicht genug Zeit beim beantworten lassen

Haben Sie schon mal eine Nachricht mit Zorn und Furcht weggeschickt und es anschliessend bedauert? Wir Menschen lassen uns sehr stark emotional beeinflussen und vergessen es daher rationell zu reagieren. Unüberlegtes und zu schnelles Handeln können daher oft zu schlechten Outcomes führen. Nehmen Sie sich immer einen Moment Zeit, bevor Sie auf “senden” drücken und die falschen Worte gegenüber dem Mitarbeiter wählen.

Manchmal lohnt es sich komplett Abstand zu nehmen, an etwas anderem zu arbeiten und erst einige Stunden später auf diese Antwort zurückzukommen. Glauben Sie mir, Ihre persönliche Meinung bzgl. des Themas wird sehr unterschiedlich ausfallen, wenn Sie diese gleich emotional beantworten oder stattdessen ein wenig verzögert. Emotionale Antworten erwecken beim Team oft einen unprofessionellen Eindruck und stellen Ihre Führungsqualität in Frage.

7. Voreilige Schlüsse ziehen

Ein grosses Problem im Remote Work ist die oft sehr karge Kommunikation. Generell gilt die Faustregel lieber einmal zu viel den Mitarbeiter “anpingen”, als im Ungewiss zu sein. Sind Sie sich nicht sicher ob Ihr Mitarbeiter die Deadline einhalten wird? Sie wissen nicht ob er die Aufgabe überhaupt verstanden hat? Oder gerade extrem überlastet ist? Oder gar unzufrieden? Mein persönliches Motto für die Home-Office Kommunikation: “When in doubt, werde laut!” Fragen Sie lieber einmal zu viel als zu wenig. Eine einzige extra Frage kann Ihnen letztendlich sehr viel Stunden an Arbeit und Nerven im Nachhinein sparen.

8. Die falschen Kommunikationstools verwenden

Viel zu oft basiert die interne Online Kommunikation auf E-mail. E Mail Kommunikation eignet sich für formelle Anfragen mit Business Partnern und Kunden, aber nicht gerade für einen schnellen Day-to Day Informationsaustausch mit den Mitarbeitern. E-mails kommen verzögert beim Empfänger an, können im Spam landen oder auch unter der Vielzahl anderer E-mails untergehen.

Um die Kommunikation so effizient wie möglich zu gestalten, sollten Sie für den alltäglichen Informationsaustausch eher auf Messenger Apps und Kollaborationstools umsteigen.

Achten Sie ausserdem darauf nicht zu viele Programme zu verwenden, damit die Kommunikation nicht unübersichtlich wird und auf verschiedenen Plattformen verloren geht. Idealerweise haben Sie ein Projektmanagement tool, eine Plattform für Instant-Messaging und eine bevorzugte App für Video Calls. Und basta!

Die Kommunikation als wichtiger Motor von Home Office

Statt “weniger ist mehr”, lautet im Home office eher die Devise “Never enough”. Remote Kommunikation erfordert intensives Engagement und Motivation des gesamten Teams.

Achten Sie auf klare und präzise Formulierungen, setzen Sie Guidelines und verzichten Sie nicht auf regelmässigen Face-to-Face Kontakt. Ein wenig Small Talk und Team-Hangouts, um die Company Culture aufrecht zu erhalten, sollten auch nicht fehlen.

Neben Sie es Ihrem Team auch nicht übel, wenn nicht alles reibungslos von Tag 1 läuft. Die Kommunikation muss aufeinander abgestimmt sein und es dauert bis Mitarbeiter diese Routine finden. Sie möchten mehr zum Thema Remote Work erfahren? Dann stöbern Sie auf unserem Blog oder kontaktieren Sie uns.