6 Tipps wie du Meetings optimieren kannst!

Meetings effizienter gestalten

Wie in unserem Blogartikel beschrieben, starten wir jedes Kundenprojekt mit einem Workshop, in welchen wir uns mit dem Kunden zusammensetzen. Warum wir das tun kannst du hier nachlesen. Aber nicht nur bei Projektstarts mit Kunden halten wir Meetings, auch bei internen Projekten kommt man nicht drum herum, sich zusammen an einen Tisch zu setzen – oder bei Cleverclip zur selben Zeit in der virtuellen Welt einzuloggen. Wir versuchen jedoch die Anzahl und vor allem die Länge von Meetings schlank zu halten. Sie verschlingen wahnsinnig viel Zeit. Zeit, welche man für wichtige Kundenprojekte einsetzen könnte. In diesem Artikel verraten wir wie sich Meetings optimieren lassen.

Zusammen mit der Kaizen Abteilung der Swisscom durften wir mehrere Lernvideos zu Lean Management und spezifisch auch für die Meeting-Kultur produzieren. Wir haben uns deshalb den Verhaltenskodex der Swisscom “Improve Meeting Culture” zu Herzen genommen und setzen diesen bei jedem Meeting genauso um.

1. Das Meeting hat einen klar definierten Zweck. Dann kann sich jeder darauf vorbereiten und es muss nicht noch zuerst erklärt werden, worum es geht.

2. Jeder erscheint pünktlich – besser noch zwei Minuten vorher. Stell dir mal vor du hast ein Meeting mit 5 Personen und eine Person kommt 10 Minuten zu spät. Dann sind da nicht 10 Minuten vom Meeting flöten gegangen sondern bereits 5×10, also 50 Minuten. Befinden sich dabei noch Leute aus der Teppichetage, welche ein hohes Salär beziehen, werden aus den 10 Minuten schnell mal ein paar tausend Franken, welche einfach so in der Luft verpuffen.

3. Ein Teilnehmer übernimmt den Lead. Er entscheidet darüber, ob die Punkte fertig abgehandelt wurden und ob man zum nächsten Thema wechselt. Zusätzlich stellt er sicher, dass jeder zu Wort kommt und nicht wild durcheinander geredet wird.

4. No Devices – alle unsere elektronischen, internetfähigen Geräte schreien ständig nach unserer Aufmerksamkeit. Im Meeting ist es aber wichtig, dass alle Aufmerksamkeit den zu besprechenden Themen gewidmet wird. Darum einfach mal ausloggen und zuhören – und nur im äussersten Notfall zu Smartphone oder Laptop greifen.

5. Aufzeichnen der besprochenen Punkte: In jedem Meeting wird eine Person bestimmt, welche das Ganze dokumentiert. So können sich die anderen darauf konzentrieren, zuzuhören und im Nachhinein das Meeting nochmals alleine durchgehen, lesen, welche To-Dos für sie bestimmt wurden oder zu welchem Schluss man gekommen ist.

6. Nicht nur ein pünktlicher Start, auch das pünktliche Beenden des Meetings ist wichtig. Wenn allen bewusst ist, dass man nur eine Stunde Zeit hat, um die Dinge abzuhandeln, arbeitet jeder effizienter. Entscheidungen werden schneller gefällt und man kommt voran – man nennt dies auch das parkinsonsche Prinzip: „Arbeit dehnt sich in genau dem Mass aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“. Natürlich spielt hier auch der Zeit-gleich-Kosten-Aspekt von Punkt zwei eine Rolle.

So, nach all dem Lesen gibt’s jetzt die Regeln auch noch in Video-Form. Dieses haben wir in Zusammenarbeit mit dem Swisscom Improve Team produziert.

Swisscom Improve – Meeting culture from Cleverclip on Vimeo.

Wenn du alle diese Punkte beachtest, wirst du beim nächsten Mal ein richtiges Powermeeting aufgleisen können.

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